Ratgeber Selbstständigkeit

Produktiv und nachhaltig: Tipps für die Büro-Erstausstattung

Spartanische Ausstattungskonzepte und Büroräume – passt das wirklich zusammen? Selbstverständlich nicht! Die Räumlichkeiten müssen für das vorgesehene Aufgabengebiet über ein entsprechendes Inventar und Gestaltungsfreiraum verfügen. Viele Arbeitgeber missachten dabei jedoch wichtige Grundregeln für eine gelungene Erstausstattung. Raumgestaltung und Einrichtung besitzen großen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Effektivität der darin arbeitenden Belegschaft. Der folgende Artikel klärt die wichtigsten Punkte für die optimale Ausstattung eines Büros.

Bürogestaltung als wichtiger Faktor für Produktivität
Immer noch entscheiden sich viele Unternehmen bei ihrer Gründung oder Übernahme weiterer Gebäude aus Kostengründen gegen ein durchdachtes Bürokonzept. Die Sparsamkeit genau in diesem sensiblen Bereich rächt sich jedoch schnell und führt auch dazu, daß die Mitarbeiter lieber im Home Office arbeiten wollen. Zwar entscheidet ein klassisches Konzept mit einheitlichem Look und minimalistischer Ausstattung nicht zwangsläufig über Erfolg oder Niederlage eines Unternehmens, aber das verschenktes Potenzial durch nur mäßig motivierte Mitarbeiter erzeugt einen völlig unnötigen Flaschenhals. Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz kombiniert mit Pragmatismus steigert hingegen die Leistungsfähigkeit aller Arbeitskräfte vor Ort.

  • Ergonomie: Gut abgestimmtes Büromobiliar berücksichtigt immer eine gesunde Körperhaltung am Arbeitsplatz. Dies kommt vor allem der Gesundheit der Arbeiter zugute, verringert deren Ausfallquote und steigert deren Effizienz.
  • Repräsentation: Büros dienen oft als Empfangsbereich für Termine mit Besuchern. Auf diese hinterlässt ein wohl organisierter und gut ausgestatteter Raum einen positiven Eindruck. Die Relevanz dieses Punktes hängt natürlich von der Art des Büros ab.
  • Effektivität: Natürlich verfolgt das Büro in erster Linie einen produktiven Zweck. Auch unter diesem Aspekt kann ein Unternehmen zusätzliche Leistungskapazitäten mit der korrekten Ausstattung und Einrichtung ausschöpfen.
  • Wohlbefinden: Diverse Ausstattungsmerkmale oder gar Platz für persönliche Gegenstände scheinen für den eigentlichen Beruf überflüssig? Das persönliche Befinden am Arbeitsplatz beeinflusst die Arbeitsbereitschaft auf psychologischer Ebene. Ein gewisses Maß an Komfort und individueller Gestaltungsfreiheit sollte bei der Ersteinrichtung auf jeden Fall berücksichtigt werden.

Nur ein durchdachtes und ineinander greifendes Konzept fasst diese wichtigen Unterpunkte zusammen. Mit folgenden Tipps in der Checkliste gelingt der Aufbau von neuen Büroräumen auch ohne Erfahrung besser.

  1. Farbgestaltung und ihre Auswirkung

Die Macht der Farbe auf das menschliche Unterbewusstsein gilt als wissenschaftlich nachgewiesen. Blau soll die Konzentration verbessern und die Produktivität ankurbeln. Rot wirkt energetisch und anregend, kann aber auch zur Nervosität verleiten. Grün ist der Entspannung zuträglich und öffnet so kreativen Freiraum. Gelb gilt hingegen als Stimmungsmacher und soll sich positiv auf die Auffassungsgabe auswirken. Aber Vorsicht: Einen Raum einfach in der gewünschten Farbe einzustreichen erzielt nicht zwangsläufig den beabsichtigten Effekt. Eine zu monotone Umgebung verkehrt rasch das anvisierte Ziel in das Gegenteil. Es handelt sich hierbei um einen Teil eines größeren Puzzles. Der dosierte Einsatz von Akzenten mit Farbtönen gilt als bessere Methode. Dieses Verfahren bricht einen zu einheitlichen Look an den richtigen Stellen auf und sorgt so für mehr visuelle Abwechslung. Bestehen Zweifel bei der Farbwahl kann auch der Griff zu neutralen, weniger strahlenden Farbtönen erfolgen. Diese signalisieren Klarheit und Ruhe. Zwar dienen sie weniger als Katalysator für die Produktivität, beugen jedoch negativen Effekten durch völlig unpassende Farbgestaltung vor. Grelle, glänzende und zu knallige Kompositionen lenken zu stark vom Tätigkeitsbereich ab.

  1. Umwelteinflüsse regulieren

Lautstärke und Lichtverhältnisse im Büro wirken sich auf die Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter aus. Für permanent genutztes Arbeitsgerät mit größerem Lautstärkepegel sollte ein separater Raum zur Verfügung stehen. Aber auch Lärmquellen von außerhalb lassen sich mit einer guten Schalldämmung kontrollieren. Eine stark befahrene Hauptstraße direkt vor dem Firmensitz sorgt ansonsten für stressigen Dauerbeschuss der Ohren. Auch einfallendes Sonnenlicht stört mitunter und blendet bei der Arbeit an Computerbildschirmen. Störende Reflexionen von rückwärtiger Einstrahlung ermüden bei der Bildschirmarbeit außerdem rasch das Auge. Neben geeigneten Rollläden als Blockade hilft hier eine geschickte Platzierung des Bürotisches weiter. Tageslicht selbst steigert übrigens die Leistungsbereitschaft und ist daher für den gesunden Biorhythmus des menschlichen Körpers unverzichtbar. Zusätzliche Belichtungsquellen kommen als Ergänzung oder zur dunklen Jahreszeit infrage. Diese sollten eine neutrale bis leicht warme Farbtemperatur besitzen, um so möglichst effektiv das natürliche Sonnenlicht zu imitieren. Zu hoher Blaulichtanteil strapaziert rasch die Augen und provoziert bei langfristigem Konsum zu späterer Tageszeit Schlafprobleme. Eine augenverträgliche Helligkeitsabstimmung an Monitoren mit entspiegelter Oberfläche ist ebenfalls Pflicht.

  1. Sicherheitsmaßnahmen

Bei allen Gestaltungsansätzen darf es an ausreichenden Sicherheits- und Schutzmaßnahmen für Räumlichkeiten und Personal nicht fehlen. Neben vorgeschriebenen Rauchmeldern ist auch ein leicht zugänglicher Feuerlöscher für Notfälle eine sinnvolle Investition. Das wertvolle Büroinventar stellt häufig einen Anziehungspunkt für kriminelle Banden dar. Hochwertige Ausstattung, Möbel und technisches Gerät sind eine attraktive Beute – aber auch firmeninterne Unterlagen und sensible Datenbestände benötigen vor unbefugtem Zugriff angemessenen Schutz. Eine Fachberatung bezüglich sicherheitsrelevanter Themen zahlt sich langfristig aus. Sind Datenbestände über ein Online-Netzwerk erreichbar, ist ein zusätzlicher Check für Netzwerksicherheit und digitale Sicherheitslücken in der heutigen Zeit ein absolutes Muss.

  1. Angemessene Raumgrößen

Die Wahl der angemessenen Raumgröße hängt stark vom Verwendungszweck ab. Eingangsbereiche zum Empfang von Besuchern sollten grundsätzlich mehr Freiraum bieten. Nicht immer lassen finanzielle Quellen die optimale Wunschgestaltung zu. Etwa 10 m² gelten jedoch für Büroräume als zumutbare Untergrenze. Ansonsten fühlen sich Mitarbeiter zu stark eingeengt, was als Konsequenz arbeitstechnische Abläufe zusätzlich verlängert. Außerdem schränkt ein zu enger Raum die Möglichkeiten bei der Einrichtung massiv ein. Die Unfallgefahr steigt an und im Notfall wie etwa einem Brand kann akuter Platzmangel sogar tödliche Folgen haben. Dies gilt besonders bei sogenannten Mehrpersonenabteilungen. Die notwendige Rationierung des Platzes für mehrere Mitarbeiter pro Raum erfordert deshalb ein besonders aufmerksames Auge bei der Abstimmung einzelner Elemente.

  1. Ausreichender Stauraum

Neben der eigentlichen Unterbringung von Möbeln und Arbeitsgerät muss noch genügend Stauplatz für Akten und Unterlagen existieren. Für kurzfristige Unterbringung bieten sich einfache Ablagen für den Schreibtisch an. Schubladen und Tischschränke erweitern die Kapazität, werden aber häufig als universelle Staumöglichkeit genutzt. Am besten empfiehlt sich der Kauf von Aktenschränken oder mobilen Rollcontainern. Nur dann lässt sich eine saubere Trennung zwischen Dokumenten und Arbeitsplatz erzielen.

  1. Optimales Raumklima

Vor allem in geschlossenen Räumen mit mehreren Personen entsteht sehr schnell ein stickiges Milieu der Atemluft. Förderlich für den Alltagsbetrieb sind solche Rahmenbedingungen garantiert nicht. Zusätzliche Belastungsquellen für Feinstaub oder anderen Mikropartikeln haben im Büro nichts verloren. Ausdünstungen von neuen Möbeln oder Teppichen sorgen bei empfindlichen Personen zu Kopfschmerzen. Kurz: Das allgemeine Raumklima wirkt sich stark auf das Wohlbefinden der Belegschaft aus. Die Temperatur sollte aus diesem Grund selbst an warmen Tagen niemals über 26 °C steigen. Ein Wert von etwa 21° C gilt als optimaler Mittelwert. Zur Kühlung und besseren Verteilung des Sauerstoffes dienen Ventilatoren oder Klimaanlagen – zur Not auch ein gekipptes Fenster. Aber Vorsicht: Zu trockene und starke Luftströme begünstigen Erkältungen. Mit einem Be- oder Entfeuchter für die Luft lässt sich ein Feuchtigkeitsgehalt zwischen 30 % und 70 % einhalten. Qualitative Aufwertung der Raumluft ist mithilfe von Zimmerpflanzen realisierbar. Sie erhöhen den Sauerstoffgehalt durch Umwandlung der angestauten CO2-Anteile. Einige Arten eigenen sich sogar als natürlicher Schadstofffilter für Formaldehyd, Insektiziden und Trichlorethylen sowie Benzol und halten die Atemluft dauerhaft frisch und rein.

  1. Ergonomie und Komfort

Büro, Schreibtisch, Eingabegeräte und Monitore gehören zur festen Grundausstattung eines jeden Büros. Da Menschen unterschiedlicher Statue sind, benötigen sie ein gewisses Maß an Flexibilität bei der Anpassung ihrer Arbeitsumgebung. Außerdem ist die Grundqualität der Möbel entscheidend. Ansonsten macht sich Verschleiß angesichts des regelmäßigen Gebrauchs über das ganze Jahr hinweg frühzeitig bemerkbar. Varianten, die für den Langzeiteinsatz am Arbeitsplatz konzipiert sind, kosten tendenziell deutlich mehr im Vergleich zu herkömmlichen Angeboten, sparen aber langfristig den Zusatzbetrag aufgrund ihrer hohen Haltbarkeit wieder ein.

Monitor optimal platzieren

Der Monitor sollte mindestens eine Armlänge (ca. 50 cm) vom Betrachter entfernt sein. Eine nach wie vor typische Bildschirmdiagonale für Büros liegt bei 24 Zoll (0,61 m). Dennoch kann je nach Arbeitsumfeld ein größeres Modell Sinn ergeben. Alternativ kann ein Zweitgerät die zur Verfügung stehende Arbeitsfläche entscheidend vergrößern. Aus diesem Grund sollte die Tischfläche beim Möbelkauf großzügig ausfallen, damit der zusätzliche Einkauf von Arbeitsgerät keine Platzprobleme verursacht. Ein Drehgelenk sowie eine flexible Höheneinstellung ermöglichen eine exakte Ausrichtung an die Betrachtungshöhe des Anwenders. Einige Modelle gestatten sogar das komplette Drehen der Bildschirmfläche in einen Hochkant-Modus – meist ist das für Grafiker ein interessantes Feature. Ein Check bezüglich des Helligkeits- und Kontrastverhaltens ist ebenfalls angebracht. Schlecht eingestellte Computerbildschirme gelten als eine der Hauptursache vom sogenannten Computer Vision Syndrom (CVS). Werkeinstellungen sind oft zu Präsentationszwecken in Messehallen oder Verkaufsständen ausgelegt und fallen deshalb viel zu aggressiv aus. Automatische Helligkeitssensoren an einigen Geräten passen die Lichtstärke automatisch dem Umgebungslicht an. Eine Option zur Blaulichtreduzierung schont zudem die Augen bei längerfristigen Einsätzen am PC.

Peripherie: Tastatur und Maus

Bauform und Positionierung der Eingabegeräte an einem Computer beeinflussen die gesamte Körperhaltung. Ergonomische Ausstattungskonzepte beginnen bei großen, wuchtigen Büromöbeln und enden bei der vergleichsweise kleinen Peripherie. Eine angewinkelte Tastatur mit separater Einheit für den Nummernblock begünstigt eine komfortablere Handhaltung beim Tippen. Dynamisch geformte Handballenauflagen fördern ebenfalls die korrekte Haltung und entlasten typische Druckstellen des Handknöchels. Eine natürliche Passform der Maus mit angemessener Gesamtgröße beugt Krämpfen im Handgelenk vor. Die Mäuse sollten für Links- sowie Rechtshänder gleichermaßen geeignet sein und weder zu klein noch zu klobig ausfallen. Durch eine behutsame Ausrichtung der Eingabegeräte zentral vor dem Monitor lassen diese sich ohne übermäßiges Dehnen der komfortabel erreichen. Die Anschaffung eines ausreichend großen Mauspads mit guten Gleiteigenschaften und weicher Oberfläche stellt ebenfalls einen wichtigen Faktor dar.

Der optimale Stuhl

Ein unpassender Stuhl provoziert eine ungesunde Körperhaltung und belastet das Rückgrat. Wipp- oder Synchronmechaniken mit Anpassung für das Körpergewicht gilt als Grundvoraussetzung für einen geeigneten Bürostuhl. Des Weiteren sollten Armlehnen und Sitz in ihrer Höhe verstellbar sein. Personen mit einer Körpergröße von 150 bis 190 cm benötigen zum Beispiel eine variable Sitzhöhe von 47 bis 60 Zentimetern. Eine Lordosenstütze schont die Wirbelsäule und verteilt den Druck im Rücken gleichmäßig auf die umliegende Muskulatur. Mithilfe einer integrierten Bremsmechanik blockieren die Fußrollen automatisch, sofern kein Gewicht auf dem Stuhl lastet. Das GS-Prüfzeichen garantiert zudem die Einhaltung wesentlicher Sicherheitsstandards.

Schreibtisch

Der Arbeitstisch im Büro darf nicht zu klein ausfallen – etwa 160 × 80 cm gilt als absolutes Mindestmaß. Die zusätzliche Fläche erlaubt das Aufstellen weiterer Elemente wie Ablagen, Eingabegeräten oder eines zweiten Monitors. Außerdem fördert ein angemessener Freiraum einen aufgeräumten Eindruck und steigert somit dem Überblick am Arbeitsplatz. Außerdem können Regale Büro noch räumlich in einzelne Unterbereiche einteilen und für zusätzlichen Stauraum, aber auch für Geräuschdämmung sorgen.
Vom Kauf eines klassischen, statischen Schreibtisches ist dringend abzuraten. Tische sollten immer über eine Möglichkeit zur Anpassung der Arbeitshöhe bieten. Durch eine Platzierung im 90-Grad-Winkel zur Sonne lassen sich Reflexionen durch einfallendes Sonnenlicht mindern. Aus diesem Grund gelten auch Tische mit reflektierenden Oberflächen als Ausschlusskriterium für den Einsatz im Bürobereich.

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