Wie organisiert man Lager & Logistik richtig im Versandhandel?

Die Versandhandelslogistik befasst sich mit dem gesamten Prozess des Versandes, angefangen von der richtigen Aufbewahrung im Lager bis hin zu finalen Versand zum Kunden. Kunden bestellen entweder über Online-Shops, telefonisch oder per Mail eine oder mehrere Waren und setzen damit eine ganze Reihe von Vorgängen in Bewegung, bis die Ware bei ihnen Zuhause ankommt. Je reibungsloser dieser Prozess abläuft, desto schneller kommt die gewünschte Ware bei den Kunden an und desto kostengünstiger läuft der Versand ab.

Ohne Lager & Logistik läuft es nicht

Online-Händler jeder Art sind auf die richtige Verwaltung des Lagers und auf eine effiziente Logistik angewiesen. Vor allem in den letzten Jahren hat der Online-Handel stetig zugenommen. Die Menschen sind es gewohnt, ihre Ware online zu bestellen und innerhalb weniger Tage das gewünschte Produkt im Briefkasten oder auf der Türschwelle vorzufinden. Immer mehr Zeit verbringen die Deutschen im Netz und shoppen auch hier. Gerade in den Bereichen Kleidung und Kosmetik, Haus und Garten sowie Elektronik und Bücher wird viel online bestellt.

Wer sich online durchsetzen will, muss nicht nur die richtigen Waren anbieten und sie auch auf einer ansprechenden Webseite gut vermarkten. Auch in Sachen Lager und Logistik muss alles rund laufen. Lange Lieferzeiten, beschädigte oder falsche Waren und ineffiziente Zustellungen führen nur zu Verdruss beim Kunden und dadurch zu negativen Bewertungen des Business.

Beim Lager fängt es an

Nach der Fertigstellung des Produkts muss es ordnungsgemäß gelagert werden. Allerdings sind Lagerflächen nicht günstig. Kleinere Shops können ihre Produkte eventuell in der eigenen Kammer oder in der Garage aufbewahren – je nach den Standortanforderungen des Produkts. Bei größeren Beständen wird das allerdings schnell schwierig. Innerhalb von großen Städten sind bezahlbare Lagerflächen rar. Viele Großhändler errichten daher ihre Lager außerhalb der Städte, wo die Baufläche noch erschwinglich ist. Wer als Kleinhändler in Städten wie Köln, München, Berlin oder Hamburg ein Lager einrichten will, der sollte mit dem Platz effizient umgehen und die Fläche richtig nutzen. Andernfalls frisst die Miete die Einnahmen wieder auf.

Als Alternative lassen sich Lagerräume auch direkt anmieten. Hier kommt es nicht nur auf den Preis für die monatliche Miete an. Die Lagerräume sollten auch zugänglich und mit dem Fahrzeug leicht zu erreichen sein. Weiterhin müssen sie die Standortanforderungen der zu lagernden Ware erfüllen. Das heißt, sie müssen die richtige Trockenheit und Temperatur aufweisen, damit die Ware nicht Schaden nimmt oder verfällt. Sauberkeit und Sicherheit sind ebenfalls wichtig. Dazu zählt, daß die Ware standsicher gelagert ist. Dazu sollte man sich beispielsweise das besonders stabile Palettenregal kaufen, welches auch einen effizienten Wareneingang- und Ausgang ermöglicht. Alarmsysteme und gute Schlösser sind eine Mindestvoraussetzung für ein sicheres Lager.

Für die Berechnung des benötigten Lagerplatzes gibt es eine Faustformel: Lagerkapazität mal maximale Lagerhöhe. Die Lagerkapazität ergibt sich aus den Quadratmetern, die für die Lagerung der Waren benötigt werden. Freiflächen zur Bewegung oder anderweitig genutzte Bereiche werden nicht dazu gezählt.

Selfstorage als flexible Lösungen

Sollten derzeit keine Flächen (zu einem guten Preis) zur Verfügung stehen, dann bieten Selfstorage-Lösungen eine gute Alternative. Diese lassen sich flexibel nutzen, etwa indem sich die benötigte Fläche beliebig vergrößern oder verkleinern lässt. Zudem gibt es häufig je nach Anbieter zusätzliche Dienstleistungen wie eine Versicherung, Wachschutz, Schließfächer oder eine Warenannahme. Dafür sind die Mieten in der Regel teurer als bei regulären Mietflächen. Anbieter wie Storebox oder Sharehouse sind mittlerweile in vielen größeren Städten präsent.

Lagerverwaltungssysteme

Je nach Größe des Lagerbestandes bieten sich unterschiedliche Systeme an. Kleinhändler, die ihre Waren im Keller oder in einer Kammer aufbewahren, können vielleicht noch alles per Hand abzählen. Jedes ernsthafte Business ist jedoch auf ein funktionierendes System angewiesen. Vor allem, wenn verschiedene Mitarbeiter im Lager tätig sind, braucht es ein vernünftiges und nachvollziehbares System.

Das „Warehouse Management System“ (kurz: WMS) sollte daher frühzeitig ausgewählt und ins ERP integriert werden. Am besten verfügt das ERP bereits über ein eigenes Lagerverwaltungssystem. ERP-Systeme gibt es zur Genüge. Die Software muss zum eigenen Business passen, zur Größe des Unternehmens und der zu verschickenden Bestände und zum Typ der Ware, der Rest ergibt sich von selbst.

Verfügbarkeit sicherstellen

Welche Dienste ein funktionierendes Lagersystem einem verrichten kann, zeigt das Beispiel der ausverkauften Ware. Mithilfe der richtigen WMS-Software und Logistik wird das Unternehmen über den verfügbaren Bestand der Ware informiert, was der wiederum an die Kunden weiterleiten kann.

Wenn der Kunde eine Ware bestellt und es stellt sich heraus, sie ist bereits ausverkauft, dann ist der Frust groß. Der Kunde hatte sich bereits auf die Zustellung des gewünschten Produkts gefreut und ist nun enttäuscht. Außerdem muss er den Rückzahlungsvorgang einleiten, was auch auf der Unternehmensseite zu weiteren Kosten und Aufwand führt.

Indem das Lagerverwaltungssystem den Bestand der Waren genau aufzeichnet, lässt sich der Kunde zur Verfügbarkeit informieren und eventuell auf eine spätere Bestellung vertrösten. Der Kunde kann seine Kontaktdaten hinterlassen und dann eine Benachrichtigung bekommen, sollte das gewünschte Produkt wieder zur Verfügung stehen.

Richtig verpacken

Hat der Kunde das Produkt bestellt, dann muss es vor der Lieferung richtig verpackt werden. Jede Ware hat ihren Karton, der auf ihr Gewicht und Maße zurechtgeschnitten ist. Zudem müssen die Kartons je nach Ware entsprechend gepolstert werden oder dürfen nur ein gewisses Maß an Spielraum im Inneren aufweisen. Die Verpackung sollte so klein sein, wie es die Ware erlaubt.

Besonders schwere und zerbrechliche Waren stellen zusätzliche Ansprüche an Verpackung und den Transport. Karton-Shops bieten Kartons für unterschiedliche Zwecke an, damit die Ware sicher zum Kunden kommt. Auf eines kann der Kunde jedoch verzichten: Besonders ansprechend oder ästhetisch wertvoll muss der Karton nicht aussehen. Das lockt nur unnötig Diebe an, die einen wertvollen Inhalt vermuten.

Verpackungsgesetz VerpackG

Laut dem Verpackungsgesetz (VerpackG) müssen seit 2019 Online-Händler ihre Kartons in einem dualen System registrieren. Zu diesem Zweck ist eine Registrierung in der Datenbank LUCID der Zentralen Stelle Verpackungsregister notwendig. Wer das unterlässt, der muss eventuell hohe Bußgelder bezahlen.

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Kunden bewerten flexible Zustelloptionen hoch und wünschen sich auch eine große Auswahl an Versanddienstleistern. Online-Händler können ihren Kunden die Möglichkeit bieten, an bestimmte Packstationen zu senden oder zu verschiedenen Zeiten. Wichtig ist auch, die Retouren so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Am besten, indem sich derselbe Karton gleich dazu verwenden lässt.

Versanddienstleister gibt es eine große Auswahl. Diese Auswahl auch den Kunden zur Verfügung zu stellen, ermöglicht dem Online-Händler als auch dem Kunden, flexibel zu reagieren. Etwa, wenn ein Versanddienstleister derzeit von Streiks betroffen ist oder technische Probleme bestehen. Viele Kunden haben zudem gute Erfahrungen mit bestimmten Dienstleistern in ihrer Umgebung gemacht und wünschen sich diesen für alle Bestellungen.