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Perfekter Messeauftritt: 11 Dinge, die Sie bei Messeplanung und Messestand beachten sollten Einleitung

Jährlich finden weltweit verschiedene Messen zu allen möglichen Themen statt. Dort präsentieren Firmen aus den jeweiligen Branchen ihre neuesten Produkte und Dienstleistungen, reden mit Geschäftskunden oder werben um neue Kundschaft. Veranstaltungen wie die IAA in Frankfurt, die Cebit in Hannover, die DEMEXCO, Gamescom oder Anuga Foodtec in Köln sind ein paar solcher Messen, die der ein oder andere vielleicht selber schon einmal besucht hat. Doch wenn man selber dort mit einem eigenen Stand präsent sein will, sollte man gut vorbereitet sein. Schließlich verursacht solch ein Vorhaben viel Arbeit und sollte gut durchdacht sein. Auch diesem Grund erhalten Sie im Folgenden ein paar nützliche Tipps, damit auch Ihr Messestand einen möglichst großen Erfolg verspricht. Lesen Sie dazu einfach weiter.

Die richtige Messe auswählen

Als Allererstes sollte sich jeder, der plant, auf einer Messe mit einem eigenen Stand präsent sein zu wollen, im Vorfeld überlegen, welche Messen überhaupt dafür infrage kommen. Schließlich macht es großen Sinn, dass man mit seinem Stand auch dort präsent ist, wo sich die interessierte Zielgruppe seiner Branche tummelt. Schauen Sie beispielsweise, auf welchen Messen Ihre Mitbewerber in den vergangenen Jahren einen eigenen Stand hatten und wo diese sich vielleicht dieses Jahr schon angemeldet haben. Vielleicht wissen Sie ja auch, welche Messen bestimmte Großkunden, die Sie unbedingt halten möchten, dieses Jahr besuchen werden. Da macht es dann natürlich Sinn, sich dort zu einem zufälligen oder auch geplanten Kundengespräch treffen zu können. Muss es gleich die größte Messe einer bestimmten Branche sein oder hilft mir eine wesentlich kleinere Messe im regionalen Bereich eher bei der Verwirklichung meiner Ziele weiter? Je bekannter und etablierter eine Veranstaltung ist, umso höher sind meistens auch die Standkosten.

Ziel des Messeauftritts definieren

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, was Sie mit einem eigenen Messestand gerne erreichen möchten. Die Ziele können ja recht unterschiedlich sein. Vielleicht suchen Sie aktuell Kunden für neue Aufträge? Dann wäre das Ziel die Kundenakquise. Aber möglicherweise sind Sie schon ausreichend mit Aufträgen ausgelastet und wollen der Bestandskundschaft lediglich ihre neuesten Produkte vorstellen. Dann geht es Ihnen vielleicht nur darum, ein gewisses Branding Ihrer Marke zu erreichen und Ihr hervorragendes Image auf dem Markt zu behaupten. Je nach Firmenziel könnten ihre Aktivitäten auf der Messe dann völlig unterschiedlich ausfallen. Wer verkaufen will, wird aktiv Besucher ansprechen, wer sich lediglich zeigen will, wird vielleicht warten, dass man angesprochen wird.

Welche Zeit benötigt man für die Vorbereitung und Planung einer Messe?

Eine Messe benötigt Zeit und Planung. Also durchdenken Sie gut, wann Sie mit den ersten Vorbereitungen beginnen müssen. Denn bestimmte Zuarbeiter, wie Transportunternehmen müssen rechtzeitig kontaktiert werden, damit man verbindliche Termine für die Messe vereinbaren kann und auch die Produktion von Werbematerialien benötigt meist mehrere Wochen Vorlauf. Machen Sie sich daher einen frühzeitigen und auch übersichtlichen Zeitplan.

Wer wird mit welchen Aufgaben versehen?

Planen Sie Ihr Team für den Messestand. Wer präsentiert die Firma dort? Vielleicht sind Sie selber ebenfalls vor Ort. Wer ist für den ordnungsgemäßen Auf- und Abbau und die Betreuung von Messebauer und Agenturen zuständig? Welcher Mitarbeiter kümmert sich um Flyer oder Werbegeschenke? Wer organisiert logistische Dinge wie Verpflegung und Unterbringung der Mitarbeiter? All diese Aufgaben müssen von irgendwem übernommen werden. Stellen Sie daher rechtzeitig ihr Messeteam zusammen. Und berücksichtigen Sie dabei auch die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter. Wer wirkt im Kundenkontakt sehr kompetent und sympathisch? Wer arbeitet lieber unterstützend im Stillen in der hinteren Reihe.

Wer regelt den Transport und Standbau und welche Vorgaben gibt es seitens des Veranstalters?

Messestand ist bekanntlich nicht gleich Messestand. Hinsichtlich der Ausstattung können diese natürlich sehr unterschiedlich sein. Besteht Ihr Stand lediglich aus einem Tisch mit ein paar Kugelschreibern, Flyern und einem schicken Firmenlogo, so ist der Transport und Aufbau ja relativ unkompliziert. Dann sollten Sie sich aber auch bewusst sein, daß sie bei Ihren Kunden wohl keinen bleibenden Eindruck hinterlassen werden, vielleicht sogar übersehen werden oder als unprofessionell rüberkommen.

Wollen Sie aber Ihre neuesten Technologien, die vielleicht mehrere 100 Kilogramm wiegen und zudem auch aufgebaut werden müssen, präsentieren, so erfordert das zusätzliche Unterstützung. Welche Spedition liefert all diese Dinge zum Ort der Messe? Wer baut die Gegenstände auf und auch wieder ab? Und auch der Rücktransport muss geregelt sein. Schaffen Sie das alles mit eigenem Personal und eigenen Fahrzeugen oder benötigen Sie eine Spedition und externe Fachkräfte für den Auf- und Abbau? Sind genügend Quellen für die nötige Stromversorgung vorhanden? Benötige ich einen Wasseranschluss? Gibt es seitens des Veranstalters der Messe bestimmte Vorgaben, die einzuhalten sind? So verlangen viele ein einheitliches Erscheinungsbild der verschiedenen Stände. Das würde dann Ihre Kreativität möglicherweise einschränken.
Habe ich Maschinen, die großen Lärm verursachen, wenn man sie vorführt? Könnte das den Standnachbarn stören und ist daher vielleicht im Kleingedruckten des Veranstalters untersagt? Kommunizieren Sie deshalb im Vorfeld mit diesem, um Missverständnisse auszuräumen.

Wichtig ist zu wissen, daß man eine Messe nicht halbherzig angehen kann. Nur wer ein durchgeplantes Konzept, einen überzeugenden Messestand und gute Leute am Stand hat, wird auch erfolgreich auf einer Messe sein. Andernfalls wird eine Messe leider schnell zum Reinfall und zur Geldverbrennung und Zeitverschwendung für die Mitarbeiter. Daher sollte man eine Messe auch nur besuchen, wenn man ein relevantes Budget zur Verfügung hat und gerade die Standplanung einem professionellen Messebauer überlassen. Gerade in Frankfurt, wo die meisten großen Messen in Deutschland stattfinden, findet man spezialisierte Unternehmen wie BEE EXPERIENCE EXHIBITION, die den Messebau Frankfurt aber auch bundesweit übernehmen und das beste aus Ihrem Budget herausholen können.

Welches ist die Zielgruppe, die die Firma erreichen möchte?

Wen möchte ich mit meinem Messestand erreichen? Definieren Sie genau Ihre Zielgruppe. Wollen Sie Bestandskunden auf der Messe treffen, um sich mit Ihnen über die bisher gute Zusammenarbeit zu unterhalten und die Geschäftskontakte möglicherweise vertiefen? Oder geht es Ihnen um neue Kundschaft? Wie setzt sich Ihre Zielgruppe zusammen? Handelt es sich um eher lockere jüngere Menschen oder hat sie ein höheres Durchschnittsalter und konservativ eingestellt? Solche Kriterien beeinflussen möglicherweise Ihre Vorgaben für die Kleidung der Mitarbeiter. Sollen Sie im Anzug präsentieren oder locker leger in T-Shirt und Jeans?

Auf welchen Kommunikationswegen informiert man seine Zielgruppe?

Wie informiere ich meine Zielgruppe überhaupt am besten, wenn ich einen eigenen Messestand gebucht habe? Eine Möglichkeit wäre natürlich der persönliche Kontakt per Telefon. Rufen Sie Ihre Kunden an und sprechen Sie die Einladung persönlich aus. Gleiches können Sie auch auf dem postalischen Weg machen. Oder schicken Sie über Ihren E-Mail-Verteiler einen Newsletter an alle Personen, die infrage kommen.
Sie können natürlich auch eine Pressemitteilung erstellen lassen, die auf Ihr Erscheinen in den örtlichen Medien hinweist. Auch wäre eine Bekanntmachung Ihres Messestandes auf den üblichen Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram oder Twitter eine denkbare Alternative. Wofür Sie sich letztendlich entscheiden, ist Ihnen überlassen. Aber verzichten Sie auf keinen Fall auf alle Kommunikationswege. Zumindest einen sollten Sie nutzen.

Werbegeschenke und Gewinnspiele für die Besucher

Werbegeschenke sind das A und O einer Messe. Zur Grundausstattung auf fast jeden Messestand gehören Kugelschreiber mit dem Firmenlogo. Auch gibt es noch viele weitere Werbegeschenke, wie Aufkleber, Feuerzeuge und so weiter, die ebenfalls mit einem eigenen Schriftzug der Firma versehen werden können. Viele Messebetreiber bieten auch Gewinnspiele an. Ziel ist es, so die Daten möglicher neuer Kunden zu erhalten. Oft genügt dazu ein einfacher Behälter, in welchen die Besucher ihre eigene Visitenkarte werfen sollen, um am Gewinnspiel teilzunehmen. Bringen die Besucher möglicherweise ihre Kinder mit zur Messe? Dann bieten sich natürlich auch kleine Süßigkeiten oder Luftballons mit Firmenlogo als Präsente an. Oft erreicht man über die Kinder das Interesse der Eltern. Und die Macht der Kleinen sollten Sie für sich nutzen.

Was haben meine Besucher von einem Besuch meines Standes?

Was ist der Nutzen für die Besucher? Sollen Sie von einem neuen Produkt erfahren und dies möglicherweise kaufen wollen? Oder ist es Ihnen wichtig, dass Ihre Firma einfach in einem positiven Licht erscheint und die Besucher dies im Bekanntenkreis weitertragen? Dienen Sie auf der Messe bereits als Problemlöser oder Problemerkenner? Beschäftigen Sie sich mit all diesen Fragen bereits bei der Planung. Sprechen Sie darüber auch mit Ihrem Team. Der ein oder andere hat vielleicht noch eine zündende Idee. Nutzen Sie daher die Kompetenz der Mitarbeiter. Fragen Sie auch im Vorfeld mögliche Geschäftskunden nach ihren Wünschen.

Welche rechtlichen Dinge sind sonst noch wichtig?

Neben der ganzen Organisation des Messestandes sollten Sie natürlich nicht die rechtlichen Dinge außer acht lassen. Beachte ich alle Wettbewerbs- und Markenrechte mit meinem Stand? Halte ich die Bestimmungen des Datenschutzes ein, wenn Beispielsweise Fotos und Videos vom Messestand gefertigt werden? Benötige ich eine bestimmte Versicherung, um im Schadensfall abgesichert zu sein. Schließlich kann sich immer ein Besucher beim Testen eines Produktes auf unvorhergesehene Weise verletzen. Was dann? Wer muss dann Schadensersatz leisten? Deshalb informieren Sie sich bezüglich all dieser rechtlichen Dinge sehr genau. Wer möchte schon am Ende mit sehr hohen, nicht zu erwartenden Kosten dastehen?

Welche Kosten verursacht die Messe für mein Unternehmen und welches Budget habe ich?

Das liebe Geld! Natürlich müssen Sie auch die Kosten für die Messe kalkulieren. Was fordert der Veranstalter überhaupt, damit ich mit einem Stand präsent sein kann? Wie viel kostet mich die Beauftragung der Spedition? Und auch Werbeartikel sind nicht umsonst. Ich muss dafür ja gegebenenfalls eine Werbeagentur mit der Erstellung beauftragen. Auch kosten mögliche Unterbringungen und die Verpflegung der Mitarbeiter Geld. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, welches Budget überhaupt für ein solches Vorhaben zur Verfügung steht. Und dann sollten Sie sich auch an dieses Budget halten. Machen Sie sich daher über alle Kostenpunkte eine detaillierte Aufstellung. Wenn Sie dann feststellen, dass Ihr geplantes Budget nicht ausreicht, so schauen Sie, wo gegebenenfalls Einsparungen möglich wären, ohne die Qualität des Messestandes zu verringern. Vielleicht gibt es eine günstigere Spedition als die sonst immer beauftragte. Reichen auch etwas günstigere Werbegeschenke als Aufmerksamkeit? Seien Sie hier offen für alles und kreativ.

Wenn Sie all diese Punkte, die wir angesprochen haben, beherzigen, so sind Sie für den eigenen Messestand gut gerüstet.

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