So organisiert man sein Büro

Auf Arbeit ist es das oberste Gebot: Ordnung auf dem Schreibtisch!
Doch manchmal schneller als es dem Angestellten lieb ist, kommen Termine und Aufgaben auf diesen zu, welche nicht eingeplant waren. Dies hat zur Folge, dass bereits begonnene Tätigkeit fast schon schlagartig beendet werden müssen und Schriften in der Hektik an Orten niedergelegt werden, wo sie später nicht wiedergefunden werden.

Um der dadurch aufkommende Suche zu trotzen, sollte ein übersichtliches Ablagesystem eingerichtet werden. Dies ermöglicht, auch in der entstandenen Eile, Notizen und Unterlagen an einem gesammelten Ort zu hinterlegen, wo Sie zu geeigneter Zeit schnell wiedergefunden werden.

Doch wie sollte dieses System eingerichtet werden?
In jedem Fall sollte ein Fach oder eine Hängeregistratur für wichtige Unterlagen im Büro zu finden sein. Hier können z.B. unbearbeitete Aufträge untergebracht werden, die obere Priorität haben und keinen langen Aufschub mehr dulden. Die Bezeichnung dieser Ablage kann durchaus mit „Wichtig“ vonstatten gehen.
Auch Fächer für Posteingang und Postausgang sollten in keinem Fall fehlen. Tritt z.B. der Fall ein, dass gerade beim Durchgehen der eingegangen Briefe eine Störung eintritt, so kann diese im Postfach hinterlegt werden und zu gegebener Zeit wieder bearbeitet werden. Briefe die auf den Postweg gehen sollen und die nicht im stressigen Berufsalltag auf dem Schreibtisch untergehen sollen, können getrost unter Postausgang einsortiert werden. So wird keiner vergessen und erreicht zur richtigen Zeit den jeweiligen Empfänger.

Wenn die Rechnungsbegleichung in den Aufgabenbereich des Angestellten gehört, ist ein Ablagefach mit der Bezeichnung „Rechnung“ oder „Überweisung“ von hoher Wichtigkeit. Denn gehen diese Unterlagen verloren oder werden zu spät entdeckt, kann dies unangenehme Folgen haben, die keiner gerne auf sich nimmt.

Die Möglichkeiten, ein Ablagesystem effektiv einzurichten, sind weit gefächert. Jeder sollte für seinen Tätigkeitsbereich die richtige Aufschlüsslung finden – dann steht dem geordneten Berufsalltag nichts mehr im Wege.