Für das Personen-, Speditions- und Transportgewerbe gelten seit dem Januar 2009 spezielle Regeln bei der Neueinstellung von Mitarbeitern (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Vor Beginn der Arbeitsaufnahme des neuen Arbeitnehmers müssen seine Daten als Sofortmeldung vom Arbeitgeber an das Rechenzentrum der Deutschen Rentenversicherung übermittelt werden. Dabei hat die Meldung zwingend vor Beschäftigungsbeginn zu erfolgen; dies gilt auch abends, am Wochenende oder an Feiertagen.
Da die Sofortmeldung in das bestehende DEÜV-Meldeverfahren (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) integriert ist, müssen für die Meldung entsprechende Software- oder Web-Anwendungen genutzt werden. Ein Ersatz der Sofortmeldung durch eine schriftliche Anzeige per Brief, Telefax oder E-Mail ist nicht zulässig.
Auf Arbeitgebern lastet damit bei sehr kurzfristigen Einstellungen ein enormer Druck. Sie müssen sicherstellen, dass rund um die Uhr eine ordentliche Sofortmeldung durchgeführt werden kann, was vielen Kleinunternehmen Schwierigkeiten bereitet.
Doch damit ist nun Schluss: Ab sofort gibt es eine sehr schnelle und bequeme Möglichkeit, eine Sofortmeldung über das iPhone auszulösen. Mit der mobilen Business Application (App) „einfachLohn mobile“ für das iPhone können Arbeitgeber im Transport- und Beförderungsgewerbe innerhalb von wenigen Minuten eine Sofortmeldung ausführen und neue Mitarbeiter die Arbeit aufnehmen. Da die seit Anfang des Jahres 2009 eingerichtete Übergangszeit bereits abgelaufen ist, gelten versäumte Sofortmeldungen als Ordnungswidrigkeit und können wegen Verdachts auf Schwarzarbeit mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro belegt werden. Ist beispielsweise der Arbeitsbeginn um 6 Uhr, so muss vorher eine fachlich korrekte Sofortmeldung erstattet worden sein. Mit „einfachLohn mobile“ kann der Arbeitgeber dies am Abend vorher erledigen – lange nachdem sein Steuerberater in den Feierabend gegangen ist. Anschließend können dann die Personaldaten vervollständigt werden.
Eine App-gerundete Sache: Lohnabrechnung via iPhone
Ist die Sofortmeldung ausgelöst und die Daten an die Rentenversicherung übermittelt, kann auch die gesamte Lohnabrechnung für diesen Mitarbeiter schon aufgesetzt werden. Denn „einfachLohn mobile“ ist ein Zusatzdienst des Online-Lohnabrechnungsservice von Sage Software, die mit 250.000 Kunden einer der führenden Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services im deutschen Mittelstand ist. Damit können Selbstständige und Kleinunternehmen ihre Lohnabrechnungen schnell online vom Rechner aus oder über ein Handy von unterwegs aus selbst durchführen. Sage hatte das innovative Software-as-a-Service (SaaS) Produkt einfachLohn im Mai 2009 vorgestellt und konnte in den ersten zwölf Monaten seit Start des Portals bereits mehrere tausend Neukunden gewinnen, die ihre Lohnabrechnung über einfachlohn.de erstellen.
Für die Vermarktung von „einfachLohn mobile“ konnte mit der Telekom Deutschland GmbH zudem ein namhafter Partner gewonnen werden, der ebenfalls stark auf das Thema „Mobile Business Applikationen“ setzt. Beide Unternehmen kooperieren beim Marketing und Vertrieb ihrer Produkte und bieten ihren Kunden jeweils attraktive Konditionen und Rabatte an: So können Anwender von einfachLohn.de und „einfachLohn mobile“ etwa das iPhone 4 und die dazugehörigen Verträge in einem Paketangebot vergünstigt erwerben.
Komplizierte Lohnabrechnung war gestern
Mit „einfachLohn mobile“ erstellen Selbstständige und Unternehmer in wenigen Schritten eine steuerrechtlich korrekte Lohnabrechnung, ohne dabei über spezifisches Fachwissen verfügen zu müssen. So können etwa Arbeits-Stunden oder Gehälter mobil erfasst werden. Nach der Erfassung wird die Lohnabrechnung gestartet und das System übernimmt den Versand aller gesetzlichen Meldungen an Krankenkassen, Finanzämter und Berufsgenossenschaften. Sogar die ELENA-Meldung (Elektronischer Entgeltnachweis) wird bei diesem Verfahren übermittelt. Wer möchte, kann seine Lohnscheine zudem ausdrucken und per Postweg kuvertiert an seine Mitarbeiter versenden lassen. So fallen für das Unternehmen selbst keinerlei Arbeiten mehr an. Abgerechnet wird der Service pro Lohnabrechnung, die ab 5,90 Euro erhältlich ist. Im Vergleich zu anderen Angeboten sparen Firmen bei der Lohnabrechnung über einfachLohn.de deutlich Kosten.
Ein weiterer Vorteil der mobilen Lösung: Der Unternehmer hat stets Zugriff auf alle Informationen, die er auf der Online-Plattform einfachLohn.de angelegt hat. So kann er Mitarbeiterdaten einsehen und diese zum Beispiel als Kontakte für Telefonate oder E-Mails nutzen. Er erhält eine Übersicht über geleistete Stunden, offene Urlaubstage oder Fehlzeiten. Zudem hat er Zugriff auf alle Dokumente seiner Lohnabrechnung – vom Lohnschein des Mitarbeiters bis zu Meldeprotokollen an Finanzamt und Krankenkassen. Selbstverständlich sind dabei alle Daten, die in einem speziell gesicherten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert werden, nur nach erfolgreichem Log-in und über eine sichere Verschlüsselung auf dem iPhone verfügbar, sodass ein Zugriff durch Unbefugte ausgeschlossen ist.
Matthias Tandler, Leiter des Geschäftsbereichs „Online Services“ von Sage Software und damit verantwortlich für einfachLohn, ergänzt: „Mit der Erweiterung des einfachLohn-Angebotes um eine mobile Lösung wird Lohnabrechnung noch einfacher und flexibler, denn die Lösung steht den Anwendern rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche jetzt auch mobil zur Verfügung. So können Lohnabrechnungen in wenigen Minuten selbst durchgeführt oder aktuelle Änderungen z.B. der Arbeitszeit oder der Urlaubsplanung flexibel vorgenommen werden. Ein solches Angebot ist in Deutschland nach wie vor einzigartig.“
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