E-Mail-Archivierung für Firmen – Was muss man beachten?
Seit dreieinhalb Jahren ist E-Mail Archivierung für Unternehmen und Firmen Pflicht. Es müssen alle geschäftlichen Sachverhalte, wie Verträge, Zahlungsbelege, Reklamationen, Aufträge und Rechnungen archiviert und gespeichert werden. Mit der E-Mail Archivierung können diese Vorgänge einfach und unkompliziert archiviert werden. Es gibt verschiedene Anbieter, die die E-Mail Archivierung für Sie als Unternehmen für Sie vornehmen können. Einer von ihnen ist ESTUGO. ESTUGO bietet Unternehmen eine einfache Archivierungslösung und eine kostenfreie und unverbindliche Beratung an. Beim Web-Hosting Anbieter können Sie verschiedene Pakete buchen. Das Besondere an ESTUGO ist, dass Unternehmen immer einen persönlichen Ansprechpartner haben, an den sie sich jederzeit wenden können. ESTUGO wurde bereits mehrere Male ausgezeichnet, z. B. bester Shop- und Web-Hoster in 2020. Bei Fragen können sich Unternehmen immer an den Service wenden.
Eine revisionssichere E-Mail Archivierung ist nicht nur rechtlich vorgeschrieben seit 2017, sie bietet Firmen und verschiedene wirtschaftliche und technische Vorteile.
Vorteile E-Mail Archivierung:
- Mit der E-Mail Archivierung von ESTUGO können alle gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Auf diese Weise werden alle E-Mails manipulationssicher und originalgetreu aufbewahrt und es wird nicht gegen die Archivierungspflicht verstoßen. Unternehmen können jederzeit auf die Daten zugreifen.
- Bei Auseinandersetzungen vor Gericht können die archivierten E-Mails auch als Beweis fungieren.
- Über ESTUGO haben Sie schnellen und einfachen Zugriff auf die Mails, wodurch sich automatisch die Produktivität steigert.
- Es können IT-Kosten gespart werden. Unternehmen haben keine Probleme mit steigenden Speicher-Kosten oder überlasteten Servern. Außerdem werden die Daten gesichert und es entstehen keine Datenverluste.
- Daten sind bei externen Anbietern wie ESTUGO sicher. Hier können die E-Mails manipulationssicher gespeichert werden.
- Durch die E-Mail Archivierung können die eigenen E-Mail Server entlastet werden.
- Unternehmen haben die Möglichkeit mit wenigen Schritten und Mausklicks, Daten wiederherzustellen. Eine normale Datensicherung oder Wiederherstellung ist aufwändiger.
- Postfachbegrenzungen werden durch eine E-Mail Archivierung abgeschafft. Geschäftsführer oder Mitarbeiter müssen keine E-Mails mehr auf andere Server auslagern oder löschen.
- Die Wiederherstellung oder Backups von den Servern wird vereinfacht. Die Backups oder Wiederherstellungen erfolgen durch die geringere Datenlast auch schneller.
- Unternehmen können ihre E-Mails auf einem zentralen Server speichern und haben jederzeit Zugriff. Im Schadensfall können Sie also schnell und einfach auf die E-Mails zugreifen.
Warum muss eine E-Mail Archivierung durchgeführt werden?
Freiberufler und Kleingewerbetreibende haben keine Archivierungspflicht. Ansonsten muss jede Firma seit 2017 alle E-Mails, die geschäftlich sind, archivieren. Grund dafür sind vor allem buchhalterische und steuerrechtliche Anforderungen und Vorschriften. Verantwortlich für eine E-Mail Archivierung ist immer der Geschäftsführer eines Unternehmens. Wenn keine Archivierung vorgenommen wird, drohen rechtliche und steuerliche Konsequenzen und Strafen. Die E-Mail Archivierung ist eine sogenannte Buchführungspflicht und bei Verstoß werden hohe Geldstrafen fällig. Die Details werden in der Abgabeanordnung, im Handelsgesetzbuch und in der GoBD festgelegt. Für den digitalen Schriftverkehr gelten außerdem noch das Telekommunikations- und Bundesdatenschutzgesetz. Im Grunde genommen, müssen Unternehmen ALLE E-Mails archivieren, die mit der geschäftlichen Tätigkeit zusammenhängen, z. B. Verträge, Lagerberichte und Analysen, Monats- und Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Bilanzen, Geschäfts- und Handelsbriefe, Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Reklamationen, Newsletter und Kontaktierungsschreiben. Die E-Mail Archivierung ist enorm wichtig, da das Bundesministerium für Finanzen genaue Prüfungen der einzelnen Archivierungen der Unternehmen durchführt. Die Prüfungen führen die Finanzämter durch und leiten die Informationen dann weiter.
Funktionsweise einer revisionssicheren E-Mail Archivierung
Bei der E-Mail Archivierung werden ein einzelnen Mails durchsuchbar, indexiert und strukturiert dargestellt. In der Regel werden die E-Mails über einen Archiv-Mailserver gesendet, der für versandte und empfangene Mails fungiert. Unternehmen können eine E-Mail Archivierung ohne eine passende Software und Hardware nicht eigenständig durchführen. Daher ist es empfehlenswert, sich an einen Experten wie ESTUGO zu wenden.
ESTUGO nutzt bei der E-Mail Archivierung eine Kombination aus Archivierungslösung und Hosted Exchange-Server. Sie müssen sich als Unternehmen keine weiteren Schritte vornehmen. Es wird alles vom Shop-Hosting Anbieter übernommen. Falls Sie bisher noch keine rechtssichere E-Mail Archivierung für Ihr Unternehmen durchführen, sollten Sie sich schnellstmöglich an einen Experten wie ESTUGO wenden. Neben der E-Mail Archivierung und Hosted Exchange bietet ESTUGO seinen Kunden auch Webhosting und Domainregistrierungen an. Das Besondere an ESTUGO ist der sehr gute Service. Nicht umsonst wurde der Webhosting-Anbieter bereits mehrere Male ausgezeichnet.
Bei der E-Mail Archivierung müssen auch weitere Schritte beachtet werden. Wo die E-Mails gespeichert werden, ist den Unternehmen selbst überlassen. So ist es möglich, die E-Mails auf einem internen und externen Server zu speichern. Voraussetzung ist natürlich immer, dass alle Vorschriften und Anforderungen bei der Archivierung erfüllt sein müssen, auswertbar, verfügbar, manipulationssicher und vollständig.
Über den Server des Anbieters werden die E-Mails manipulationssicher verschlüsselt und können vollständig gespeichert werden. Sie haben trotzdem immer noch vollen Zugriff auf die Mails. Anbieter wie ESTUGO verfügen über eine spezielle Archivierungssoftware, mit der das Aufbewahren automatisch erfolgt. Dadurch können Unternehmen viel Zeit und auch IT-Kosten sparen.
Unternehmen können auch schnell den Überblick verlieren, wenn Sie die E-Mail Archivierung selbst durchführen möchten. Es dürfen lediglich nur geschäftliche E-Mails archiviert werden. Aus Datenschutzgründen ist es nicht erlaubt, eine private E-Mail von einem Mitarbeiter zu archivieren, außer der Mitarbeiter gibt sein Einverständnis. Da die Rechtslage bei der E-Mail Archivierung komplex ist, sollten Sie sich unbedingt an einen Experten wenden, der sich gut in der rechtssicheren Archivierung von E-Mails auskennt.
Fazit zur E-Mail-Archivierung bei Unternehmen
E-Mail Archivierung ist für Unternehmen enorm wichtig, insbesondere weil die rechtlichen Vorschriften und Anforderungen komplex sind. Um Versäumnisse zu vermeiden, ist es daher empfehlenswert, sich an einen Experten wie ESTUGO zu wenden. ESTUGO verfügt nicht nur über das nötige Know-How, sondern auch über die spezielle Hard- und Software. Auf diese Weise wird die E-Mail Archivierung rechtssicher durchgeführt und Sie können sich voll auf Ihr Geschäft fokussieren. Unternehmen können sich bei ESTUGO schon ab 12,99€ die Pakete für die E-Mail-Archivierung buchen.