Zugegeben, an den meisten Arbeitsplätzen geht es häufig chaotisch zu. Gerade im stressigen Alltag ist es oft nicht möglich, jedes bearbeitete Schriftstück direkt dort abzulegen, wo es hingehört. Dieses Vorgehen mag verständlich sein – es führt über Tage und Wochen hinweg aber nicht selten zu einer kaum zu überblickenden Unordnung, in der schnell einmal auch Wichtiges verloren werden kann. Wie also gelingt es, dem Chaos vorzubeugen?
1. Weniger ist nicht automatisch mehr
Zur Vermeidung der Unordnung stellen viele Büros darauf ab, alle Akten und sonstiges Zubehör, das nicht unmittelbar benötigt wird, in einen eigenen Stauraum auszulagern. Die Idee dahinter: Auf diese Weise soll am Arbeitsplatz für mehr Übersicht gesorgt werden, um schnell das zu finden, was gerade relevant ist. Der Gedanke klingt gut. Doch das Ziel sollte eher darin bestehen, alle Materialien in Reichweite zu haben und so jederzeit darauf zugreifen zu können. Statt des Auslagerns müssen andere Wege gefunden werden, die Ordnung zu bewahren und effizient den Job zu erledigen.
2. Prioritäten erleichtern den Zugriff
Natürlich stellt sich Frage, wie ein kluges Ablagesystem im Büro aussehen kann. Denn eine gewisse Struktur muss geschaffen werden, die logischen Grundsätzen folgt. Hierbei darf Wichtiges nicht mit Unwichtigem vermischt werden. Ein Konzept stellt darauf ab, den gesamten Arbeitsplatz in drei bis vier Prioritätsstufen zu unterteilen. Ganz oben steht alles, was wichtig ist und unbedingt erledigt werden muss. Auf der zweiten Stufe liegt, was ebenso relevant ist – wo die Bearbeitung aber noch nicht drängt. Das dritte Level definiert das Unwichtige mit engen Fristen. Auf der niedrigsten Stufe landet, was aufgeschoben werden kann.
3. Die Übersicht muss stets gewahrt bleiben
In vielen Büros existieren derartige Konzepte bereits. Allerdings gelingt es im stressigen Alltag nicht immer, sich daran zu halten. Wichtig ist es daher, stets das Chaos auf dem Schreibtisch zu reduzieren. Was hier liegt, muss unabdingbar für das Erledigen des Jobs sein. Alle weiteren Schriftsätze und sonstigen Materialien sollten dagegen so positioniert werden, dass sie den Prioritätsstufen entsprechen. Griffbereit ist dabei nur, was höchste Wichtigkeit besitzt. Was dagegen noch aufgeschoben wird, darf ruhig ein wenig weiter weg gelagert werden – was aus dem Blick ist, ist aus dem Sinn.
4. Alles entfernen, was unwichtig ist
Diese Prioritätsstufen sollten auch nach dem Beenden einer Tätigkeit beibehalten werden. Eine Akte, die bereits bearbeitet wurde, hat jetzt auf dem Schreibtisch nichts mehr verloren. Sie sollte möglichst schnell von dort entfernt werden. Je nach Konzept im Büro kann es dafür sinnvoll sein, eine zusätzliche Zwischenablage einzurichten, in der alles gestapelt wird, was eben noch wichtig war und was mittlerweile erledigt ist. Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings ebenso, dass diese Zwischenablage in regelmäßigen Abständen aufgeräumt und alles darin Befindliche gemäß der zugeordneten Priorität gelagert werden muss, damit dauerhaft kein Chaos entsteht.
5. Jede Ablenkung sollte vermieden werden
Arbeitszeit ist immer auch Lebenszeit. Da dürfte es verständlich sein, dass der Schreibtisch auch einmal mit persönlichen Andenken dekoriert wird, dass freie Momente für einen Plausch mit den Kollegen genutzt werden oder dass im Büro manches erledigt wird, was eigentlich zum Privatleben des Betroffenen gehört. All das mag seine Bedeutung haben – es lenkt vom Wesentlichen des Berufes aber ab. Wichtig ist es darum, dass beim Betreten des Büros der Fokus ausschließlich auf den jetzt zu bewältigenden Aufgaben liegt. Alles andere kann auf die Pausen oder den Feierabend warten.
6. Ein Arbeitsplatz, der Freude bereitet
Das zuvor Gesagte soll nicht bedeuten, dass persönliche Einflüsse im Büro verboten sind. Es geht vielmehr darum, sich nicht mit Dingen zu umgeben, die ablenkend wirken. Daneben ist selbstverständlich alles erlaubt, was dem Einzelnen gefällt und was seine Produktivität vielleicht sogar steigert. Je angenehmer das gesamte Umfeld aufgebaut wird, desto einfacher fällt es vielen Menschen, der geregelten Arbeit motiviert nachzugehen. Wichtig ist nur, dass die von daheim mitgebrachten Pflanzen oder Bilder das Chaos am Schreibtisch nicht zusätzlich erhöhen. Ihre Aufgabe liegt eher darin, zu Leistungsbereitschaft und zum Wohlbefinden der Angestellten beizutragen.
7. Ordnung beginnt auf dem Computer
In den letzten Jahren hat sich die Arbeit im Büro verändert – ohne technische Hilfsmittel lässt sich der Job nicht mehr erledigen. Wer das Chaos vermeiden möchte, sollte daher über digitale Ablagesysteme nachdenken. In diesem Bereich wird immer mehr Software angeboten, die dabei hilft, eine logische Struktur in den Alltag zu bringen, indem automatisch an Fristen erinnert wird oder indem es möglich ist, einzelnen Akten eine Priorität beizuordnen. Per Knopfdruck erledigt der Computer diese Aufgabe, wodurch sich die Mitarbeiter mit ihrer Zeit und Kraft wieder wichtigen Tätigkeiten zuwenden können.
8. Klare Strukturen beugen dem Chaos vor
Die meisten Büroangestellten kennen das Problem: Bereits die Arbeit selbst folgt keiner eigenen Ordnung. Erledigt wird, was eben gerade anfällt und was sich in Sichtweite befindet. Unter eingehenden Anrufen, zu bearbeitenden Mails sowie dem kurzfristig angesetzten Meeting gelingt es aber nicht immer, Wichtiges tatsächlich von Unwichtigem zu trennen. Im Ergebnis wird viel Aufwand betrieben, aber wenig geleistet. Mehr noch, mit der Unordnung steigt der Stresspegel. Ratsam ist es daher, eigene Prinzipien und Arbeitsabläufe zu definieren, die die Produktivität des Einzelnen steigern und die ihm dabei helfen, seinen Aufgaben gewissenhaft nachzugehen.
9. Zweimal überprüfen, was aussortiert wird
Im Eifer des Gefechts geht es manchmal schnell: Ein Schriftstück, das eben noch auf dem Schreibtisch lag, ist plötzlich weg und lässt sich auch nach langem Suchen nicht finden. Man kann nur hoffen, dass es unbewusst richtig abgelegt wurde – statt im Papierkorb zu landen. Alles, was aussortiert werden soll, muss darum mindestens doppelt überprüft werden. Weggeworfen wird nur, was wirklich nicht mehr benötigt wird. Die negativen Konsequenzen für den Einzelnen und die Firma wären ansonsten kaum überschaubar, wenn tatsächlich eine Akte der höchsten Prioritätsstufe abhandenkommt. Ordnung im Büro bedeutet daher immer auch Sicherheit.
10. Nach dem Arbeitstag wird aufgeräumt
Realistisch sieht es in den meisten Büros so aus, dass die vorgenannten Tipps zwar beherzigt werden – dass sich nach langen und stressigen Stunden der Arbeit aber doch wieder ein ziemliches Chaos am Schreibtisch aufgebaut hat. Hier ist es sinnvoll, diesen Zustand nicht hinzunehmen. Zumal er sich über Tage hinweg zu einer erheblichen Unordnung summieren würde, die dann kaum mehr zu beherrschen ist. Das Ziel besteht darin, den eigenen Arbeitsplatz zum Feierabend hin bestmöglich aufzuräumen und ihn somit für den nächsten Tag optimal vorzubereiten. Wenig Aufwand erzeugt hier einen großen Nutzen.
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