In der heutigen Zeit brauchen Unternehmen ein gutes Kassensystem mit passenden Funktionen. Für das Marketing, die Finanzierung und die Warenbestellung ist ein Kassensystem erforderlich. Hier können verschiedene Aufgaben erledigt werden, z. B. Warenwirtschaft, Mitarbeitermanagement oder der Online-Shop. Die Auswahl von Kassensystemen ist sehr groß. Bei der Auswahl und beim Kauf eines passenden Kassensystems sollten Sie auf verschiedene Aspekte achten, die im Folgenden näher beschrieben werden.
Worauf sollten Unternehmen bei der Wahl des Kassensystems achten?
Als Erstes sollten die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmen klar definiert werden. Nur so können und werden Sie ein Kassensystem finden, das zu den Unternehmensanforderungen passt. Folgende Funktionen sind wichtig:
- Intuitive und einfache Handhabung und Bedienung
Die Bedienung und Handhabung sind für Kassensysteme enorm wichtig. Alle Mitarbeiter sollten das Kassensystem bedienen können. Wenn Sie sich für ein umfangreiches und komplexes Kassensystem entscheiden, brauchen die Mitarbeiter eine spezielle Schulung, die Kosten verursacht. Außerdem kann es schneller zu Bedienungsfehlern kommen. Aus diesem Grund sollte das Kassensystem einen strukturierten Aufbau und eine intuitive Bedienung haben. Anpassungen müssen schnell und unkompliziert vorgenommen werden können und die wichtigen Funktionen sollten einfach zu bedienen und zu finden sein. - Warenwirtschaft
Sie sollten bei der Auswahl auch darauf achten, dass Sie den Warenbestand im Lager erfassen und einfach neue Ware nachbestellen können. Wenn Ware verkauft wird, aktualisiert sich das System automatisch und Sie haben immer einen aktuellen Überblick über den Warenbestand. Durch die integrierte Warenwirtschaft können Sie viel Zeit und Kosten bei der nächsten Inventur sparen. - Flexibilität
Natürlich sollten Sie immer die Ist-Situation des Unternehmens berücksichtigen. Allerdings kann sich der Markt in Zeiten der Digitalisierung schnell ändern. Entscheiden Sie sich also für ein flexibles Kassensystem, das Sie an die aktuelle Marktentwicklung und Unternehmenssituation anpassen können. Mit einem flexiblen Kassensystem können Sie auch leichte expandieren und eine weitere Filiale öffnen. Häufig entscheiden sich kleine Unternehmen für ein Kassensystem mit minimalen Funktionen. In der aktuellen Situation ist das Kassensystem mehr als ausreichend. In den kommenden Jahren ergeben sich auf dem Markt jedoch Potenziale, die Sie nutzen möchten. Am Anfang können alle Prozesse noch über das System gesteuert und verwaltet werden. Nach einer gewissen Zeit reichen die Funktionen nicht mehr aus. Sie expandieren weiter und Sie investieren in neue Produktgruppen. Sie sollten immer bedenken, dass sich ein Unternehmen ständig weiterentwickelt. Ein flexibles Kassensystem sollte Anschlussmöglichkeiten haben, sich mit anderen Systemen vernetzen lassen, sich von unterschiedlichen Orten verwalten und steuern lassen und sich leicht erweitern lassen können. - Gesetzliche Konformität
Bei der Auswahl eines Kassensystems sollten Sie auch immer die Gesetzeskonformität berücksichtigen. Es ist wichtig, dass das System auf dem neuesten Stand ist, damit Sie mit den Behörden (z. B. Finanzamt) keine Probleme bekommen. Viele moderne Kassensysteme aktualisieren sich automatisch, wenn gesetzliche Änderungen beschlossen wurden. - Ausfallsicherheit
Immer mehr Prozesse werden digitalisiert und automatisiert. Hier kann es auch zu Ausfällen oder Blackouts kommen. Wenn ein komplexes System abstürzt, kann es gravierende wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen haben. Es entstehen Kosten und die Kunden sind verärgert. Beim Kauf eines Kassensystems spielt Ausfallsicherheit eine wichtige Rolle. Es ist wichtig, dass das neue System stabil ist. Falls es zu einem Blackout kommt, sollten Sie von einem anderen Standort aus auf das Kassensystem zugreifen können, um die Verluste gering zu halten. Ein Offline-Modus kann auch sinnvoll sein. Das Kassensystem funktioniert auch, wenn die Internetverbindung zusammenbricht und für eine bestimmte Zeit ausfällt. - Regelmäßige Anpassungen und Updates
Der Markt und die Gesetzeslage können sich im technologischen Zeitalter schnell ändern. Es ist wichtig, dass das Kassensystem sich an diese Änderungen anpasst und der Hersteller automatische Updates für die Einzelhandel Kassensoftware zur Verfügung stellt. Auf diese Weise kann auf Gesetzesänderungen oder Marktentwicklungen schnell und einfach reagiert werden. Die Bezahlsysteme und -möglichkeiten sollten auch angepasst werden können. - Mobil bezahlen
Das Einkaufsverhalten der Menschen hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Immer mehr Menschen kaufen mittlerweile online ein und nutzen ihr Smartphone oder ein anderes mobiles Endgerät. Es ist wichtig, dass das Kassensystem mobile Zahlungsarten anbietet und die Zahlsysteme unterstützt. Hier gibt es verschiedenen Zahlsysteme von Apple, Google, PayPal oder Banken. Für die Gastronomie gibt es auch mobile Zahlsysteme. Die Kellner haben ein Gerät dabei, über das sie die Bestellungen und alle anderen wichtigen Schritte erledigen können. Das Praktische an mobilen Zahlsystemen ist, dass die Bezahlung für den Kunden einfach und sicher ist und schnell geht. Als Unternehmen können Sie alle wichtigen Zahlungen besser überwachen und können viel Zeit sparen.
Vorteile von modernen Kassensystemen
Moderne Kassensysteme haben verschiedene Vorteile:
- Kassensysteme sind vernetzt und können einzelne Betriebsabläufe und -prozesse optimieren. Im Marketing können die Mitarbeiter einsehen, welche Produkte die Kunden gekauft haben und die Marketingkampagnen genau auf die Interessen der Kunden abstimmen. Es müssen keine zusätzlichen Analysen oder Umfragen durchgeführt werden.
- Ein weiterer Vorteil ist eine bessere Warenwirtschaft. Sie können sich viel Zeit bei der Inventur sparen und den Warenbestand schnell und einfach überprüfen.
- Die Zahlen werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet, sodass hier auch viel Zeit gespart werden kann.
- Kassensysteme sind genau an die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Firma angepasst.
- Hochwertige Kassensysteme bietet Ihnen die nötige Sicherheit bei einem Blackout oder einer anderen Störung. So können Sie z. B. von einem anderen Standort auf das Kassensystem zugreifen.
- Moderne Kassensysteme sind gesetzeskonform und berücksichtigen alle neuen Gesetze und Vorschriften. Bei der Auswahl sollten Sie jedoch darauf achten, dass sich das Kassensystem regelmäßig aktualisiert.
Verschiedene Arten von Kassensystemen
Momentan gibt es drei unterschiedlichen Kassensysteme, für die Sie sich entscheiden können. E-Registrierkassen sind klassische Kassen, mit denen Sie eine Bestellung oder Verkauf steuern können. Der Nachteil bei diesen Kassensystemen ist, dass die Daten nicht direkt auf den Warenbestand angepasst werden. Point of Sale Kassen (POS-Kassen) können optimal an unterschiedliche Bereiche angepasst werden. Es gibt zahlreiche Funktionen und das System kann mit anderen Programmen vernetzt werden. Natürlich gibt es auch smarte Kassensysteme mit vielen Funktionen.
Fazit zum Ratgeber für Kassensysteme
Die Auswahl an unterschiedlichen Funktionen für moderne Kassensysteme ist riesig. Für welches System Sie sich entscheiden, hängt in erster Linie von Ihrem Unternehmen ab. Sie sollten die Anforderungen und Bedürfnisse im Voraus definieren, um einen Plan erstellen zu können. Anhand dieses Plans sollten Sie die Funktionen des Kassensystems auswählen. Mit modernen Kassensystemen können Sie verschiedene Abläufe organisieren und steuern. Es dient als ein professionelles Tool für das gesamte Management.