Führung

Was ist ein Kick-Off Meeting und wie setzt man Vorlage und Agenda im Projekt ein?

In jedem Unternehmen kann, je nach vorherrschender Organisationsstruktur und Unternehmenskultur eine eigene Auffassung zur Bedeutung eines Kick-off-Meetings bestehen. In aller Regel wird darunter aber eine Runde aus Projektteilnehmern und häufig auch Stakeholdern verstanden, die zum Auftakt eines Projektes stattfindet. Das Kick-off-Meeting, manchmal auch schlicht “Kick-off” genannt, ist also der Startschuss für ein neues Projekt.

Möchte man die gute alte DIN zur Definition des Begriffes bemühen, findet sich dort folgende Erklärung:

DIN 69901-5 Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5:
„Das Kick-off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus können der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.“

Der Zeitpunkt für das Kick-off-Meeting
Der für ein Kick-off gewählte Zeitpunkt hängt maßgeblich vom Zweck ab, der mit dem Meeting verfolgt werden soll. Wird ein Kick-off-Meeting sehr früh durchgeführt, geht es meist darum, die Motivation für das Projekt zu stärken. Wird es eher spät angesetzt, geht es um die detaillierte Abstimmung und Information der Projektbeteiligten.

Damit ein Kick-off einen entsprechenden Informationsgehalt hat, sollte es während der Setup-Phase eines Projektes stattfinden. Zu diesem Zeitpunkt sind Projektplan und Risikoanalyse zwar bereits bearbeitet worden, aber zeitgleich ist die Projektplanung noch nicht endgültig abgeschlossen. Es geht also nicht mehr bloß um die Aufgabenverteilung, sondern die Teilnehmer können umfangreich informiert und durch die Einbindung in Entscheidungen auch für die Mitarbeit im Projekt motiviert werden.

Die Vorbereitung und Durchführung des Kick-off-Meetings
Selbstverständlich gibt es nicht die eine ideale Agenda für ein Kick-off. Es sollte sie auch gar nicht geben, da sich die Projekte selbst stark voneinander unterscheiden werden. Nicht die Gleichartigkeit sollte also bei der Planung von Kick-offs im Vordergrund stehen, sondern die Anpassung an die bisherigen Aktivitäten im Rahmen des Projektes. Nichtsdestotrotz sind folgende Punkte für das Gelingen eines erfolgreichen Kick-offs besonders wichtig und sollten daher unabhängig vom Projektinhalt angesprochen werden.

Vorstellung der Teilnehmer

Mit die wichtigste Funktion eines Kick-off-Meetings ist das gegenseitige Zusammenkommen um die Konferenztische Büro, damit das Kennenlernen der Teilnehmer erfolgen kann. Die Anwesenden teilen neben ihrem Namen auch die Rolle mit, die sie in der Projektarbeit einnehmen. Auch wer welche Erwartungen an das kommende Projekt hat, ist im Rahmen einer klassischen Vorstellungsrunde interessant. Dazu gehören auch die berechtigten Sorgen und die Risiken, die Teilnehmer in diesem Rahmen äußern, durchaus in das Protokoll einer Kick-off-Veranstaltung.

Vorstellung des Projekts
Der Hauptzweck des Kick-offs ist die Vorstellung des Projektes selbst. Um einen erfolgreichen Projektverlauf sicherzustellen, müssen die Teilnehmer über die Projektziele und relevante Vertragsdetails informiert werden. Auch der Projektnutzen für den Kunden und das ausführende Unternehmen sollte kommuniziert werden, weil so die Relevanz der eigenen Aufgaben besser erkennbar wird.

Projektaufbau und -durchführung
Zeit, Budget und Umfang des Projekts sind als kritische Faktoren unbedingt allen Projektteilnehmern mitzuteilen. Auch die anzuwendenden Methoden und Instrumente werden idealerweise im Rahmen des Kick-offs erläutert. Um die Zusammenarbeit im Projekt zu stärken und effiziente Kommunikation sicherzustellen, sollten im Kick-off-Meeting auch die verschiedenen Rollen innerhalb des Projekts gemeinsam festgelegt werden.

Gängige Rollen lauten wie folgt:
– Projektleiter
– Teilprojektleiter
– Projektmitarbeiter
– Project Management Officer (PMO)
– Auftraggeber

Wie in allen Businessbereichen sind heute Werte wie Vertrauen, Selbstbestimmung, Identifikation und Transparenz auch für die Projektarbeit relevant. Im Zuge von Themen wie New Work ist ein Kick-off-Meeting auch eine Gelegenheit für Mitbestimmung und Teilhabe. Das gilt insbesondere für kritische Stakeholder, die beim Kick-off gehört werden können. Ihre Einwände können aufgenommen, eingeordnet und gegebenenfalls im Projekt berücksichtigt werden. Dabei kann allein die dadurch vermittelte Transparenz schon motivierend auf alle Projektteilnehmer wirken. Wenn die Büroeinrichtung es hergibt, können wichtige Punkte auch gleich in Form eines Gantt-Diagrams auf ein Flipchart oder ein Whiteboard gezeichnet werden, damit alle den Projektplan immer im Blick haben.

Wird einer oder mehrere Vertreter des Kunden zum Kick-off eingeladen, kann es sinnvoll sein, ein weiteres Meeting abzuhalten. Dort können auch kritische Inhalte besprochen werden, die irrelevant oder missverständlich für den Auftraggeber sein können.

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