Effizienz steigern im Unternehmen: Die 24 besten Methoden, die immer funktionieren!

Zunächst in Kürze: Sind Effizienz und Effektivität dasselbe? Nicht ganz. Effizienz bedeutet, Arbeit richtig zu machen. Also schneller zu arbeiten und Ressourcen besser einzusetzen. Effektivität bedeutet, Arbeit strategisch zu erledigen, damit sie Unternehmenszielen dient.

Im Business wird Effizienz angestrebt. Es bleibt jedoch unklar, wie sie verbessert werden kann. Effizienter werden Prozesse nur, wenn sie geringeren technischen Aufwand, weniger Zeit und weniger Rohstoffe erfordern. Trotzdem sollte die Qualität der Arbeit nicht leiden.

Effizienzerhöhung kann die Produktivität fördern oder hemmen. Daher geht es darum, optimal Methoden zur Steigerung der Effizienz zu ermitteln. Kleine Anpassungen können oft große Effizienz-Fortschritte erbringen. Bei Effizienzsteigerungen geht es darum, ein besseres Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis herzustellen. Es ist daher durchaus lohnenswert sich mit einer Marketing Agentur mit entsprechechender Effizienzexpertise zusammenzutun und die eigenen Prozesse zu duchleuchten.

Tipp 1: weniger Unterbrechungen

Effiziente Arbeit bedeutet, während der Arbeit keine Ablenkung zuzulassen. Man schreibt keine E-Mails und meidet Flurfunk-Klönschnacks. Man konzentriert sich auf seinen Job. Unterbrechungen schmälern die Konzentration. Unkonzentriertheit verzögert die Erledigung von Aufgaben.

Tipp 2: Nutzlose Tätigkeiten streichen

Was nicht unmittelbar der zu erledigenden Aufgabe dient, sollte unterlassen, auf später verschoben oder delegiert werden. Wenn Kartonagen entsorgt werden müssen, kann das jemand anders tun oder es wird später erledigt.

Tipp 3: Aufgaben, Termine und Ideen notieren

Terminkalender, To Do-Listen und Ideensammlungen dienen dazu, wichtige Dinge zu notieren, damit der Kopf frei bleibt. Was Mitarbeitern im Gehirn herumschwirrt, verhindert effizientes Arbeiten.

Tipp 4: Ordnung am Arbeitsplatz

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz punktet als Effizienzfaktor. Ordnung schafft Konzentration. Kreatives Chaos gehört ins Privatleben. Mitarbeiter sollten benötigte Formulare finden, statt sie zu suchen. Karteien, Dateien und Ablagen sollten schnellen Zugriff erlauben. Langes Suchen ist effizienzmindernd.

Tipp 5: Listen-Chaos und Zettelwirtschaft vermeiden

Drei To-Do-Listen, ein Unerledigt-Stapel und diverse Merkzettel verraten Ineffizienz. Was getan werden muss, sollte in einer To-Do-Liste abgelegt und nach Prioritäten geordnet werden. Zettelwirtschaft bedeutet Effizienzverluste.

Tipp 6: Klar definierte Aufgabenbereiche

Arbeiten, die niemandem als konkrete Aufgaben zugeteilt werden, bleiben gerne liegen. Klare Aufgabenverteilung dient der Effizienzsteigerung.

Tipp 7: Betriebsblindheit vermeiden

Durch jahrelange Bürotätigkeiten schleifen sich Routinen und Gewohnheiten ein. Verbesserungspotenziale oder effektivere Arbeitsabläufen werden übersehen. Neue Mitarbeiter erkennen sofort, woran es hapert. Oftmals lässt sich die Effizienz in Unternehmen verbessern, wenn externe Berater oder Coaches eingesetzt werden. Mitarbeiterschulungen zahlen sich aus.

Tipp 8: Einen Spurt einlegen

Mancher arbeitet unter Druck besser und effektiver. Das kann jeder Mitarbeiter nutzen, indem er sich einen Termin und eine Uhrzeit setzt, um liegengebliebene, unangenehme oder anspruchsvolle Arbeiten zu erledigen.

Tipp 9: Pause, wem Pause gebührt

Gelegentlich kurze Pausen mit Ortswechsel einzulegen, dient der Konzentrationsfähigkeit. Kaffee holen – und dann entspannt weitermachen.

Tipp 10: Durchlaufzeit kürzen

Mancher Vorgang wandert. Bei jedem Mitarbeiter bleibt er eine Weile liegen, bevor er bearbeitet wird. Die Durchlaufzeit von Vorgängen kann oft effizienter gestaltet werden. Mit verbesserter Durchflusseffizienz erhöhen sich Produktivität und Qualität von Dienstleistungen.

Ergibt sich, dass die Durchlaufzeit für Vorgänge deutlich höher ist als die reine Bearbeitungszeit, ist in Sachen Effizienz Luft nach oben. Gleiches gilt, wenn Mitarbeiter Aufgaben erledigen, die mehrere Arbeitsschritte umfassen.

Auch hier kann effizienter gearbeitet werden, wenn die Arbeitsschritte und die Zeit zwischen einzelnen Arbeitsabschnitten gestrafft werden.

Tipp 11: Digitalisierungsgrad verbessern

Den Grad der Digitalisierung zu erhöhen, bedeutet Effizienzpotenziale zu nutzen. Digitalisierte Prozesse, die ineffizient waren, bleiben es aber. Man sollte genau anschauen, wo digitale Bearbeitungen oder Datensammlung Sinn machen.

Durch Kundendatenbanken oder verbessertes „Customer Relationship Management“ per CRM-Software lassen sich Prozesse verbessern. Branchensoftware oder ERP-Software für die Ressourcenplanung dienen der Verbesserung des Digitalisierungsgrades.

Tipp 12: gestraffte Produktionsabläufe

Effiziente Produktionsabläufe bedürfen reibungslos funktionierender Maschinen, konzentriert arbeitender Mitarbeiter, gestrafftem Ressourcen- und Energieaufwand und eines effizienteren Kostenaufwandes. An jeder Stellschraube des Produktionsablaufs kann etwas verbessert werden.

Rationalisierung und Automatisierung spielen vor allem im herstellenden Gewerbe eine große Rolle. Wer Roboterarme für schwere Arbeiten einsetzt, sodass Menschen und Roboter harmonisch zusammenarbeiten, kann in kürzerer Zeit mehr Autos produzieren. Unnötige oder kraftraubende Arbeitsschritte können durch Robotik vermieden werden.

Energieverschwendung kann minimiert werden. Maschinen im Dauerbetrieb müssen regelmäßig gewartet werden. Ausfälle und Stillstand durch Reparaturen oder fehlende Ersatzteile lähmen die Effektivität.

Tipp 13: besser organisierte Betriebsabläufe

Bei Betriebsabläufen sind die primären, die lenkenden und die unterstützenden Betriebsabläufe zu unterscheiden. Von der Arbeitsauffassung des Kundendienstes bis hin zur Umsetzung von Marketingstrategien sind Effizienzgewinne möglich.

Die Leistungsqualität kann verbessert werden, der dafür benötigte Zeitaufwand wird verkürzt. Überflüssige oder zeitintensive Betriebsabläufe werden überprüft, gestrichen oder gestrafft. Die Priorität sollte nicht auf Routinearbeiten liegen, die keinen Geldwert erbringen, sondern auf wertschöpfenden Serviceleistungen.

Tipp 14: Die Erledigung von Aufgaben verbessern

In fast jedem Unternehmen finden sich Mitarbeiter, die anspruchslose Aufgaben erledigen, die Dienstleistungsqualität aber nicht verbessern. Bezahlte Mitarbeitet sollten anspruchsvolle und nutzbringende Aufgaben erledigen. Alles andere können Praktikanten und Auszubildende erledigen.

Tipp 15: Ressourcennutzung optimieren

Menschen und Maschinen sollten optimal leistungsfähig sein, um die höchstmögliche Auslastungsquote, den optimalen Dienstleistungsgrad und den bestmöglichen Produktivitätsgrad zu erreichen. Effiziente Prozesse benötigen weniger Zeit bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung.

Ressourceneffizienz kann berechnet werden. Dazu teilt man die benötigte Bearbeitungszeit durch die insgesamt verfügbare Arbeitszeit. Ein Beispiel: Eine Firma stellt binnen 17,5 Stunden diverse Werkzeuge her und macht diese versandfertig. Verfügbar waren 19 Arbeitsstunden. Demnach ergibt sich folgende Rechnung:

17,5 Stunden : 19 Stunden x 100 Prozent ergibt einen Effizienzgrad von 92,1 Prozent.

Tipp 16: Vorschläge von Mitarbeitern wahrnehmen

Mitarbeiter, die jahrelange bestimmte Arbeiten erledigen, wissen oft genau, wo man diese verbessern und effizienter machen könnte. Oft stoßen sie jedoch mit Verbesserungsvorschlägen auf taube Ohren. Dabei haben aus dem Mitarbeiterpool kommende Vorschläge Gewicht.

Sie sparen Kosten und Arbeitsschritte ein. Verbesserungsvorschläge dienen damit der Effektivität, der Produktivität, der Einsparung von Ressourcen und der Effizienz. Verbesserungsvorschläge sollten sorgsam geprüft, gegebenenfalls umgesetzt und entlohnt werden.

Tipp 17: Verantwortlichkeiten delegieren

Mitarbeiter, die Verantwortung übertragen bekommen, ersparen der Geschäftsführung, alles selbst überwachen zu müssen. Verantwortliche Mitarbeiter sind meist motivierter. Sie sehen zu, dass ihre Abteilung durch gute Leistungen auffällt.

Es bedarf eines hohen Grades an Vertrauen in Mitarbeiter, um wichtige Aufgaben an diese abzugeben. Ohne Vertrauensbeweis können Mitarbeiter aber keine Führungsqualitäten entwickeln. Diese dienen letztlich dem gesamten Unternehmen.

Tipp 18: Kommunikative Effizienz verbessern

Wenn Mitarbeiter morgendlich 79 E-Mails überfliegen müssen, um die sieben relevanten Nachrichten herauszufiltern, die beantwortet werden müssen, ist die kommunikative Ebene ineffizient. „Zeitfresser“ sorgen dafür, dass die zum Lesen und Sortieren der Mails aufgewendete Zeit einem Produktivitätsgrad von Null entspricht.

Automatisierte E-Mail-Antworten oder auf der PC-Tastatur abgelegte Textbausteine straffen die Bearbeitungszeiten. Kommunikative Ineffizienz ergibt sich auch durch Flurfunk-Nachrichten, die die Arbeit unterbrechen.

Vorgesetzte sollten das persönliche Gespräch suchen statt E-Mails zu schreiben. Moderne Kommunikations-Tools wie Skype, Zoom, Microsoft Teams oder Slack steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.

Tipp 19: Zielsetzungen nach dem SMART-Prinzip

Es dient der Effizienz, wenn Ziele klar formuliert werden. Dafür wurde die sogenannte SMART-Regel ersonnen. Die einzelnen Buchstaben stehen für

Spezifisch
Messbar
Ausführbar (manchmal als „attraktiv“ angegeben)
Realistisch (manchmal als „relevant“ übersetzt)
Terminiert

Zielsetzungen, die an Mitarbeiter übermittelt werden, sollten diese Kriterien entsprechen.

Tipp 20: Interne Zusammenarbeit optimieren

In manchen Unternehmen oder Behörden arbeiten Abteilungen oder Teams gegeneinander an statt miteinander. Schon ein nicht teamkompatibler Mitarbeiter kann die Arbeit eines Teams torpedieren. Somit mangelt es an Produktivität und Effizienz. Es kommt zu Reibungsverlusten und Stress.

Tipp 21: Mitarbeiter geschickt auswählen

Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter gemäß ihrer Charaktereigenschaften und Fähigkeiten beurteilen können. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Kompetenzmatrix.

Es dient der Effizienz, wenn Verkaufsgespräche von Mitarbeitern mit kaufmännischer Einstellung geführt werden. Die Reklamationsbearbeitung sollte in die Hände eines Mitarbeiters gelegt werden, der kommunikationsfähig, verbindlich, freundlich und effektiv ist.

Introvertierte Nerd-Typen und ausgemachte Zahlenfüchse sind in der IT-Abteilung oder der Buchhaltung eine Bereicherung. Richtig besetzt, stehen solche Mitarbeiter für Effizienz.

Tipp 22: Kaizen-Methode anwenden

Eine Methode der Effizienzsteigerung ist das Kaizen-Prinzip aus Japan. Bei uns wurde ein „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (KVP) entwickelt. Es geht darum, dass jeder Mitarbeiter erkennt, was er benötigt, um effizienter arbeiten zu können.

Der Drucker steht drei Meter vom Bürostuhl entfernt. Das erfordert ein Aufstehen und Hingehen. Ein Perspektivwechsel, um die Sichtweise eines Kunden einzunehmen, kann ebenso interessant sein. Das Kaizen-Prinzip kann bei der Arbeitsplatzgestaltung, der Betrachtung von Produktionsabläufen oder auf digitale Prozesse angewendet werden.

Tipp 23: Künstliche Intelligenz nutzen

Künstliche Intelligenz (KI) wird zukünftig eine bedeutende Rolle spielen. Inwieweit sie ganze Branchen revolutioniert oder Arbeitnehmer überflüssig macht, ist derzeit offen. Eine Auseinandersetzung damit ist sinnvoll, denn auch der Faktor Effizienz wird davon beeinflusst.

Tipp 24: Projektmanagement mit Scrum-Verfahren

Das Scrum-Verfahren wurde ursprünglich für die Software-Entwicklung ersonnen. Demnach arbeiten kleine Teams effizienter und agiler, während große behäbiger sind. In sich wiederholenden Verbesserungsrunden soll erreicht werden, dass entsprechend trainierte Mitarbeiter größtmögliche Effizienz erzielen.