E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Ab wann sie gilt, Ausnahmen und zulässige Formate

E-Rechnung Pflicht in Deutschland – ab wann sie gilt

Die E-Rechnung wird in Deutschland stufenweise zur Pflicht. Entscheidend ist, für welche Umsätze Ihr rechnet, in welchem Zeitraum Ihr ausstellt und ob Besonderheiten wie Kleinunternehmer oder B2C vorliegen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, während die Pflicht zur Ausstellung über mehrere Jahre anzieht. Diese Staffelung soll IT-Systeme, Prozesse und Partnerbeziehungen realistisch mitnehmen und verhindert, dass Betriebe kurzfristig überfordert werden.

Praktisch bedeutet das: 2025 und 2026 ist die Ausstellung noch flexibel, sofern der Empfänger zustimmt, während 2027 für umsatzstärkere Unternehmen die E-Rechnung verpflichtend wird. Ab 2028 gilt die Vollpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. B2C-Rechnungen sind davon nicht betroffen, wodurch Händler und Dienstleister im Endkundengeschäft weiterhin andere Kanäle nutzen dürfen. Achtet darauf, dass der genaue Anwendungsbereich immer an steuerliche Vorgaben und die Definition der E-Rechnung als strukturiertes, maschinenlesbares Format geknüpft ist.

Was zählt als E-Rechnung – und welches Format ist vorgeschrieben

Im Kern ist eine E-Rechnung nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegt, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Reine PDF-Dateien oder Papierdokumente sind unstrukturierte „sonstige Rechnungen“ und damit nicht gleichbedeutend mit einer E-Rechnung. Zu den anerkannten E-Rechnungsformaten gehören XRechnung sowie ZUGFeRD in geeigneten Profilen, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllen. Für viele Unternehmen ist XRechnung der pragmatische Einstieg, weil ERP- und Buchhaltungssysteme häufig fertige Exporte anbieten.

Bei ZUGFeRD kombiniert Ihr eine menschenlesbare PDF mit einem strukturierten XML-Datensatz, was die interne Sichtprüfung erleichtern kann. Wichtig ist dabei, ein Profil zu wählen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und nicht auf Minimalvarianten setzt, die nur eingeschränkte Daten liefern. Für die Übermittlung gilt Technologieoffenheit: E-Mail, Portal, API oder gemeinsame Speicherorte sind möglich, solange der strukturierte Datensatz erhalten bleibt. Für die Archivierung bewahrt Ihr insbesondere das Original-XML revisionssicher auf.

Übergangsfristen 2025–2028 und Ausnahmen (Kleinunternehmer, B2C, 250 €)

Die Staffelung der Übergangsfristen gibt Euch Planbarkeit für Budgets, Schulungen und Software-Rollouts. 2025 beginnt mit der Empfangspflicht für alle Unternehmen, damit der Markt zügig auf einheitliche digitale Daten umstellt. In den Jahren 2025–2026 könnt Ihr mit Zustimmung des Empfängers weiterhin andere Rechnungsformen nutzen, was als Puffer dient, während Ihr E-Rechnungsprozesse implementiert. Ab 2027 greift die Ausstellungspflicht zunächst für Unternehmen mit höherem Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.

Daneben existieren Ausnahmen, die Missverständnisse vermeiden helfen. Kleinunternehmerleistungen, B2C-Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder Fahrausweise fallen nicht in die Pflicht zur E-Rechnungsausstellung. Achtet jedoch darauf: Auch wenn Ihr von der Ausstellungspflicht ausgenommen seid, müsst Ihr ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für internationale Sachverhalte und steuerfreie Umsätze gelten zusätzlich gesonderte Regeln, die Ihr im Zweifel mit Steuerberatung und Softwareanbietern abstimmt.

Zeitplan und Pflichten im Überblick (Tabelle)

Der folgende Überblick bündelt die Fristen, Pflichten und Zielgruppen auf einen Blick. Nutzt die Tabelle als Roadmap für Eure interne Projektplanung, um Verantwortlichkeiten, Budgets und Software-Meilensteine klar zuzuordnen. Plant parallel Schulungen für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb ein, damit alle Teams den Unterschied zwischen E-Rechnung und „sonstiger Rechnung“ verstehen und sicher anwenden.

So setzt Ihr die E-Rechnung jetzt um: Prozesse, Technik, Partner

Bevor Ihr eine Liste von Maßnahmen angeht, lohnt ein gründlicher Blick auf Eure Ausgangslage. Prüft, welche Umsatzarten dominieren, wie Eure ERP-/FiBu-Landschaft aufgebaut ist und welche Partner schon E-Rechnungen senden oder empfangen. Legt fest, ob Ihr XRechnung oder ZUGFeRD als strategisches Format priorisiert – oder ob Ihr beides unterstützen wollt, um verschiedene Geschäftspartner abzuholen. Achtet darauf, dass nicht nur die Erstellung, sondern auch Eingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung durchgängig digital abbildbar sind.

Empfehlungen für die Umsetzung:

• Startet mit einem Prozess- und Datenmodell, das alle Rechnungsobjekte, Pflichtangaben, Validierungen und Ausnahmefälle abdeckt.
• Aktualisiert ERP/FiBu für Export- und Importfunktionen, inklusive Syntax-/Semantikprüfungen der XML-Daten.
• Definiert Rollen und Berechtigungen (z. B. Posteingang, Rechnungsprüfung, Freigaben), hinterlegt Vertretungsregeln und Eskalationen.
• Informiert Lieferanten und Kunden über Eure Formate und Kanäle, dokumentiert Zustimmungen für 2025–2026 und vereinbart klare Service-Level.
• Richtet eine revisionssichere Archivierung ein, die das Original-XML und Metadaten unveränderbar bewahrt und GoBD unterstützt.
• Plant Schulungen für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb, inklusive Musterfällen (Kleinbeträge, Anzahlungen, Gutschriften, Korrekturen).

Nach der Umsetzungsliste empfiehlt sich ein Pilot mit ausgesuchten Lieferanten und internen Teams. Durch reale Testrechnungen entdeckt Ihr Format- und Prozesslücken frühzeitig und könnt Fehlerklassifikationen definieren. Haltet Fall-Backs bereit (z. B. temporäre Portallösungen), damit der Rechnungsaustausch nicht stockt, wenn einzelne Partner noch nicht vollständig umgestellt sind. Dokumentiert jede Änderung in Eurem Verfahrensverzeichnis, damit Prüfungen reibungslos laufen.

FAQ: E-Rechnung Pflicht – die häufigsten Fragen beantwortet

Viele Fragen drehen sich um das „ab wann“ und um die Unterschiede zwischen E-Rechnung und PDF. Prägt Euch ein, dass die E-Rechnung ein Datenformat ist, kein bloßes Dateilabel: Entscheidend ist die Maschinenlesbarkeit und Validierbarkeit. Weiterhin wichtig: Die Pflicht bezieht sich auf inländische B2B-Umsätze; grenzüberschreitende Sachverhalte können andere Anforderungen haben. Wer als Kleinunternehmer auftritt, ist bei der Ausstellung privilegiert, bei der Empfangspflicht aber nicht.

Häufige Fragen und Antworten:

• E-Rechnung Pflicht – ab wann gilt sie? Empfangspflicht ab 01.01.2025; Ausstellungspflicht 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
• E-Rechnung ab wann Pflicht für Kleinunternehmer? Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.
• Ist PDF weiterhin erlaubt? In 2025–2026 sind PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers möglich; ab 2027 wird die Luft für größere Unternehmen dünn und ab 2028 gilt grundsätzlich E-Rechnung.
• Welche Formate sind zulässig? XRechnung und ZUGFeRD (geeignete Profile) gemäß EN 16931; entscheidend ist der strukturierte XML-Datensatz.
• Gilt die Pflicht auch bei B2C? Nein, B2C ist von der E-Rechnungspflicht nicht umfasst, dort bleiben Papier und PDF möglich.
• Wie übermitteln wir E-Rechnungen? Technologieoffen: E-Mail, Portale, APIs oder gemeinsame Speicherorte – Hauptsache, der strukturierte Datensatz bleibt intakt.
• Wie lange müssen wir E-Rechnungen aufbewahren? Bewahrt das Original-XML revisionssicher im Originalformat auf und stellt sicher, dass Metadaten und Zugriffe dokumentiert sind.
• Was gilt für Kleinbeträge bis 250 €? Diese gelten als Kleinbetragsrechnungen und sind dauerhaft von der E-Rechnungsausstellungspflicht ausgenommen.