Für Betriebe ist es in vielerlei Hinsicht lohnenswert, einen externen Dienstleister mit der Beantwortung von Kundenanrufen zu beauftragen. Unternehmer schonen damit ihre innerbetrieblichen Ressourcen. Gleichzeitig trägt ein professioneller Telefonservice entscheidend zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit und damit zum steigenden wirtschaftlichen Erfolg der jeweiligen Firma bei.
Was leistet ein guter Telefonservice?
Ein Telefonservice ist ein Dienstleister, der sich auf die Annahme von Kundenanrufen spezialisiert hat. Er kooperiert eng mit Startups und Unternehmen und trifft verlässliche Absprachen über den Inhalt der Telefonate. Ziel ist es, dass dem Kunden nicht auffällt, dass er mit einem externen Serviceunternehmen verbunden ist. Vielmehr soll er das Gefühl haben, direkt mit einem Spezialisten des angerufenen Unternehmens verbunden zu sein.
Kunden, die mehrfach anrufen, bekommen beim Telefonservice möglichst einen festen Agenten zugewiesen, an den sie jedes Mal weitergeleitet werden. Das schafft Vertrautheit und eine große Nähe zum Kunden. Das Unternehmen selbst erfährt durch den kompetenten Telefondienstleister ein hohes Maß an Entlastung.
Diese 9 Vorteile schafft ein professioneller Telefonservice für Startups und etablierte Unternehmen
1. Entlastung im Tagesgeschäft
Arbeitsabläufe gehen schneller von der Hand, wenn sie nicht laufend durch Telefongespräche unterbrochen werden. Gerade kleine Betriebe, die keine eigene Abteilung zur Annahme von Telefongesprächen haben, profitieren daher vom externen Telefonservice. Das gilt auch für Startups, die in der Anfangsphase ihrer Geschäftstätigkeit keine zu großen Investitionen für einen betriebsinternen Telefondienst tätigen können oder ohnehin als Betriebe kleiner oder mittlerer Größe konzipiert sind.
Ein externer Telefonservice trägt zu einer Erhöhung der Servicequalität des Unternehmens bei, indem er eine schnelle Aufgabenerledigung gewährleistet.
2. Eingehende freundliche Beratung schafft Vertrauen
In Zeiten einer zunehmenden Digitalisierung sehnen sich Kunden zunehmend nach einer persönlichen Betreuung. Haben sie Fragen zu Ihren Produkten oder bestimmte Anliegen, ist es ihnen wichtig, schnell einen kompetenten Ansprechpartner zu erreichen. Dieser soll ihr Problem lösen und dabei überzeugend herüberkommen. Der Kunde vertraut einem Unternehmen, wenn er den Eindruck von Fachkunde, Geduld und Freundlichkeit im Telefongespräch vermittelt bekommt.
Ein kompetenter, verlässlicher und erfahrener Telefondienst achtet eingehend darauf, dass er diese Erwartungen erfüllt.
3. Abwanderung der Kunden zur Konkurrenz vermeiden
Mitarbeiter, die alle ihre Kraft dafür einsetzen, in der täglichen Arbeit die Kundenansprüche zu erfüllen, sind damit stark ausgelastet. Müssen sie zudem noch laufend Telefonate entgegennehmen, leidet darunter die Qualität der Arbeit, Fehler schleichen sich leicht ein. Zudem kann es vorkommen, dass Mitarbeiter in einer derart hohen Anforderungssituation am Telefon gereizt reagieren. Beim Kunden entsteht somit leicht der Eindruck, nicht ernst genommen oder unfreundlich bedient zu werden. Es besteht die große Gefahr, dass er daher zur Konkurrenz abwandert. Dasselbe kann passieren, wenn ein potenzieller Kunde mehrfach anruft, jedoch niemanden erreicht.
Ein Telefonservice ist zu vereinbarten Zeiten erreichbar und der Kunde hat stets freundliche und ausgeglichene Mitarbeiter am Apparat. Die Anliegen der Klientel werden umgehend bearbeitet und seine Probleme gelöst. Kunden, die fortlaufend gute Serviceerfahrungen machen, bleiben einem Unternehmen gerne treu und sehen keine Veranlassung, zur Konkurrenz abzuwandern.
4. Durch Professionalität am Telefon die Konkurrenz übertreffen
Nicht alle Unternehmen überzeugen durch Fachkompetenz und Höflichkeit am Telefon. Firmen verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, indem sie sich einem Telefonservice mit großer Erfahrung anvertrauen. Der wichtigste Anspruch, den ein guter Telefonservice an sich selbst hat, ist, dass er sich mit dem repräsentierten Betrieb identifiziert und seine Gesprächsregeln beachtet. So merkt der Kunde nicht, dass er mit einem externen Telefonservice verbunden ist.
Der Telefondienstleister stimmt das, was seine top geschulten Fachkräfte im Kundengespräch am Telefon sagen, im Vorfeld im Detail mit dem jeweiligen Unternehmen ab. So stimmen Service und Qualität und der Kunde entscheidet sich vertrauensvoll für einen Kauf von Waren oder Dienstleistungen der Firma. Kunden, die durchweg positive Erfahrungen mit dem herausragenden Service des Telefondienstes machen, bleiben langjährige Abnehmer. Sie behalten den Betrieb in guter Erinnerung und sehen nicht so leicht eine Veranlassung, zu einem Konkurrenten mit einem ähnlichen Angebot zu wechseln.
5. Neukunden gewinnen und Umsätze steigern
Bei der Gewinnung von Neukunden sind Mitarbeiter eines professionellen externen Telefonservices eine Unterstützung von unschätzbarem Wert. Berufserfahrenes Personal des Telefondienstes beherrscht Kommunikationstechniken, die Kundengespräche in eine positive Richtung lenken. Viele Anrufer entscheiden sich nach einem zielführenden Telefonat dazu, Waren zu kaufen oder Leistungen in Anspruch zu nehmen. Und das ganz ohne, dass das Unternehmen selbst dafür Energie und Zeit investiert.
6. Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit gleichzeitig steigern
Durchweg positive Erfahrungen im telefonischen Kontakt steigern die Zufriedenheit der Kunden und ihre Kaufbereitschaft. Ein externer Sekretariatsservice entlastet zudem die Mitarbeiter des Betriebs von anstrengenden Zusatzaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und unnötig Kraft kosten. Die Mitarbeiter wissen es sehr zu schätzen, wenn sie sich in Ruhe auf die schnelle und ordentliche Abwicklung der Kundenaufträge konzentrieren können.
Mit einem gut arbeitenden externen Telefonservice verbessert ein Unternehmen also nicht nur langfristig die Umsätze und Gewinne, sondern auch das Betriebsklima.
7. Kosten sparen durch externen Telefonservice
Die Einrichtung einer betriebsinternen Telefonzentrale, die Mitarbeiter entlastet, ist aufwendig, platz- und kostenintensiv. Nicht jeder kleine Betrieb hat dafür ausreichend Spielraum. Neue Mitarbeiter im Telefondienst müssen eingearbeitet werden, was Mühe kostet und eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt.
Bei einem guten Telefonservice nutzen Firmen die mehrjährige Berufserfahrung und Professionalität seines eingespielten Teams. Seine Mitarbeiter wissen, worauf sie achten müssen, um die Kundeninteressen wahrzunehmen. Sie stellen sicher, dass Anrufe desselben Kunden immer zum gleichen Servicemitarbeiter durchgestellt werden. Kunden schätzen die Vertrautheit, die daraus entsteht.
8. Telefonsprechzeiten einfach bedarfsgerecht anpassen
Mit dem Serviceunternehmen sprechen Startups und Unternehmen die telefonische Erreichbarkeit bedarfsgerecht ab. Sie können dabei Zeiten wählen, die von ihren eigenen betrieblichen Öffnungszeiten abweichen. In den abgesprochenen Zeitintervallen stellt der Telefondienst eine verlässliche Erreichbarkeit sicher, damit Ihnen kein Auftrag entgeht. Mit der Abgabe der Telefonate an externe Dienstleister entlasten sich Betriebe von einem Teil Ihrer geschäftlichen Aufgaben. Die frei gewordenen Ressourcen durch den Telefonservice für Start-Ups investieren Sie dann gewinnbringend in ihr Kerngeschäft.
9. Aufbau eines Kundenstamms erleichtern
Startups schätzen die Dienste eines Telefonservices auch deshalb, weil sie ihnen den Aufbau eines ersten Kundenstamms erleichtern. Gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens sind Ressourcen stark in Prozesse zur Entwicklung bedarfsgerechter Produkte und deren Platzierung auf dem Markt gebunden. Muss dann auch noch der Kundenservice per Telefon betriebsintern abgewickelt werden, geht dabei wertvolle Zeit und Energie verloren. Mit einer Auslagerung an einen fachkundigen Telefondienst erleichtern sich Unternehmen gerade in der Anfangsphase den Aufbau eines Kundenstamms und sichern sich schneller den gewünschten wirtschaftlichen Erfolg.
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